Stappenplan persbericht schrijven

Met een persbericht vraag je aandacht van kranten, tijdschriften of websites voor jouw kunstwerk of evenement. Bij het schrijven van je bericht moet je niet alleen rekening houden met wat jij wilt vertellen, maar ook welke informatie de media als nieuwswaardig zullen beschouwen.

1. Bepaal de nieuwswaarde

Bedenk goed wat je wilt vertellen. Waarom moet een krant of tijdschrift, radio, tv of online medium aandacht aan jouw project besteden? Denk na over het thema van je werk en welke organisaties daarin geïnteresseerd kunnen zijn. Kijk ook of je een link kunt maken met de actualiteit. De nieuwswaarde kan per medium verschillen.

2. Maak een adreslijst

Benader kranten, tijdschriften en websites van tevoren om te informeren naar wie je je persbericht kunt sturen. Wees zo specifiek mogelijk zodat je precies weet naar wie van welke afdeling je iets stuurt. Je kunt ook aanbieden om beeldmateriaal of een curriculum vitae mee te sturen. Zorg dat dit ook online beschikbaar is.

3. Bepaal de inhoud: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe

  • Bedenk de kop
    Geef duidelijk aan dat het om een persbericht gaat door bovenaan 'PERSBERICHT' te zetten. Voeg hier ook de verzendplaats en datum aan toe. Schrijf een bondige kop die de essentie van het persbericht bevat. Maak de kop actief door een werkwoord in de tegenwoordige tijd te gebruiken. Bijvoorbeeld: Jazztalent strijdt om Keep an Eye Jazz Award (niet Keep an Eye Jazz Award 2016).
    Over het algemeen worden persberichten gelezen als een omgekeerde piramide: de kop leest iedereen, de eerste alinea al minder en bijna niemand leest de hele tekst. Hoe verder in de tekst, hoe minder lezers overblijven.
  • Schrijf een duidelijke lead
    De eerste en belangrijkste alinea (de lead) moet alle relevante informatie bevatten in vijftig woorden. Hierin vertel je wie, wat, waar en wanneer, zodat de lezer meteen weet waar het over gaat. De kop en lead samen verleiden de lezer tot verder lezen.
  • Formuleer de basistekst
    De rest van de tekst is achtergrondinformatie. Hierin kun je uitweiden over het hoe en waarom, en een toelichting op het werk geven. Vergeet, als het bericht ook een aankondiging van een gebeurtenis of evenement is, niet om aan het eind praktische zaken als datum, begin- en eindtijd plus locatie aan te geven.
    Voeg onderaan de tekst een 'noot aan de redactie' toe met naam contactpersoon, een bereikbaar telefoonnummer, e-mailadres en bijvoorbeeld de website voor meer informatie of beeldmateriaal.

4. Schrijf een helder persbericht

  • Houd rekening met de doelgroep van het bericht en de kennis van de doelgroep over het onderwerp. Gebruik bijvoorbeeld niet te snel een afkorting die voor jou vanzelfsprekend is, maar voor de buitenwereld niet. Zorg dat je namen van bijvoorbeeld personen, opleidingen en organisaties voluit en correct schrijft.
  • Gebruik geen afkortingen als o.a., etc., bijv. e.d.; schrijf dergelijke termen voluit.
  • Schrijf neutraal, zakelijk en informatief; vermijd waardeoordelen en superlatieven. Gebruik geen woorden als zinderend, spetterend, fantastisch etc.
  • Gebruik zoveel mogelijk zinnen in de actieve vorm en de tegenwoordige tijd. Maak korte zinnen, afgewisseld met af en toe een langere zijn om de vaart en dynamiek in de tekst te houden. Stop niet teveel informatie in bijzinnen.
  • Gebruik geen ingewikkelde woorden of kantoortaal als 'evenals' en 'van mening zijnde'. Houd het simpel en oprecht.
  • Maak het bericht niet te lang; maximaal één A4.
  • Als het bericht toch langer is dan één pagina, gebruik dan tussenkoppen om het geheel overzichtelijk te houden.
  • Gebruik spellingscontrole en laat je tekst altijd nalezen door iemand anders.

5. Verstuur je persbericht

Is de tekst helemaal af en besluit je beeldmateriaal mee te sturen, vergeet dan niet bij het beeldmateriaal de naam van het kunstwerk, de maker, de fotograaf en eventueel copyright te vermelden. Houd rekening met de verschillende deadlines van tijdschriften, kranten en agenda's. Bel na een paar dagen de redactie of het persbericht goed ontvangen is en om te vragen of er iets mee gedaan wordt....

6. Contact met de media

Bedenk goed wat wilt vertellen als een journalist je benadert. Interpreteer de vragen zo dat jij je verhaal kwijt kunt. Praat vooraf met de journalist, en zorg dat je de context van de publicatie kent. Wees eerlijk, professioneel en probeer je te verplaatsen in de lezer of kijker. Wat wil die over jou weten? Vaak zijn persoonlijke drijfveren of ambities goede aanknopingspunten. Vraag voorafgaand of je inzage krijgt in wat er gepubliceerd gaat worden en of je het stuk vooraf mag checken op onjuistheden. Vraag ook altijd naar de publicatiedatum. Houd er rekening mee dat de media onder grote tijdsdruk werkt: direct en punctueel reageren is belangrijk. Als er beeldmateriaal nodig is, of als je zelf beeldmateriaal toestuurt, zorg er dan voor dat het rechtenvrij is en dat de naam van de fotograaf vermeld wordt.

7. Monitor, deel en bewaar

Houd een lijst bij van alle persuitingen op radio en televisie, internet en in alle geschreven media. Een knipselkrant of meldingen via Google Alerts kunnen je daarbij helpen. Vermeld altijd de contactpersonen of schrijvers, zodat je die bij een volgende productie direct kunt benaderen. Bewaar alle uitingen in de geschreven media. Deel goede recensies of citaten op social media. Deze kun je ook gebruiken bij de verkoop of promotie van je werk of bij een subsidieaanvraag.