Projectmanagement

Het projectmanagement is het sturen en bewaken van alle processen die nodig zijn om het projectdoel te behalen. Hoe zorg je als projectleider dat je een project kwalitatief hoogwaardig, binnen de tijd, binnen budget en met samenwerkingspartners tot een goed einde brengt?

Projectfases

Splits het project op in fases, hierdoor creëer je meer overzicht, houvast en start je makkelijker op. Het aantal fases verschilt per project, maar er zijn grofweg vier hoofdfases te onderscheiden.

  • Initiatieffase: definieer het doel en resultaat van je project en maak een plan van aanpak (projectplan).
  • Voorbereidingsfase: ga, met je team, aan de slag met de concrete voorbereiding van de realisatiefase. (Er kan vóór de voorbereidingsfase een ontwerpfase zijn wanneer er sprake is van het ontwikkelen van een prototype.)
  • Realisatiefase: voer je project uit. Splits deze fase op in een productie- en uitvoeringsfase als de productiefase (zoals de repetities voor een theaterproductie) onderdeel zijn van de realisatiefase.
  • Nazorgfase: evalueer en voer eventuele verbeteringen door.

Bedenk hoeveel tijd je hebt en maak voor iedere fase een tijdsplanning waarin duidelijk wordt wat wanneer gedaan of bekend moet zijn, en wie welke taken op zich neemt. Denk bijvoorbeeld aan de sluitingsdatum voor een subsidieaanvraag, deadlines voor programmeurs en media. Ook de beschikbaarheid van medewerkers moet je goed in kaart hebben.

Projectplan

Maak een projectplan waarin je tot in detail beschrijft hoe je jouw project gaat aanpakken. Daarbij kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen:

  • Projectopdracht, waarom doe je dit project en wat is het eindproduct;
  • Projectactiviteiten, wat moet je doen om het resultaat te behalen;
  • Kwaliteit, hoe zorg je voor de kwaliteit van het resultaat;
  • Projectorganisatie, wie doen er mee en hoe werken jullie samen;
  • Planning, wanneer gaat wie wat doen;
  • Kosten en baten, wat kost het project en wat levert het op;
  • Risico’s, waardoor kan het project mislukken.

Projectbegroting

Aan de hand van een raming van de kosten of het vastgestelde budget stel je een projectbegroting op. Daarnaast maak je een inschatting van de baten, je inkomsten. Is het nodig om subsidie(s) aan te vragen? Neem dit dan mee in je projectplan en -planning. Bewaak het budget goed tijdens de realisatiefase van je project.

Afspraken vastleggen

Zorg dat alle taken zijn verdeeld en dat er geen onduidelijkheid bestaat over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Wanneer je je team samen hebt gesteld, stel je contracten op. Zorg dat je op de hoogte bent van je verplichtingen als opdrachtgever of werkgever. Tijdens het project monitor je de samenwerking en grijp je in wanneer deze dreigt vast te lopen.

Direct naar:

Contracten

Leidinggeven

Communicatie: intern en extern


Duidelijke communicatie is op alle fronten van groot belang. Stel overzichtelijke planningen en deadlines op en beleg regelmatig een overleg. Daarnaast moet je je plannen in heldere taal kunnen presenteren aan partijen met en voor wie je je project doet: medewerkers, financiers, afnemers, publiek. Die willen allemaal weten wat er van hen verwacht wordt én/of wat ze van jou kunnen verwachten.

Direct naar:

Marketing