Stappenplan evenementenvergunning

Als je een muziek- of theaterfestival organiseert in de openbare ruimte, een film vertoont of een installatie bouwt, moet je in de meeste gevallen een evenementenvergunning aanvragen. Ook als je kort op straat speelt, als straatartiest, om je festival of voorstelling te promoten, heb je met plaatselijke regels te maken. De procedure is bepaald in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) en verschilt daarom per gemeente. Voor deze tekst hebben we Amsterdam als voorbeeld genomen.

1. Ga na of je een vergunning nodig hebt

In bijna alle gevallen (90% van de evenementen) is een evenementenvergunning nodig. Bij kleine evenementen is een melding bij het stadsdeel voldoende. Het gaat dan om evenementen die overdag plaatsvinden, waar nooit meer dan honderd bezoekers tegelijkertijd aanwezig zijn en die geen geluidsoverlast of verkeershinder veroorzaken. In Nederland mag je in ieder geval niet zomaar ergens op straat gaan staan om te spelen. Kijk daarom goed wat de voorwaarden zijn die horen bij jouw plannen, de tijd en de plek waar je wilt staan. De exacte voorwaarden vind je op de website van je gemeente. Voor het maken van filmopnamen vraag je toestemming bij het stadsdeel waar je gaat filmen. Dit doe je door een melding te maken. In sommige gevallen heb je een vergunning nodig.

Het melden van een evenement is gratis. Een evenementenvergunning kost geld, variërend van €1.046 voor een evenement tot 500 deelnemers tot €16.757,40 voor evenementen met meer dan 10.000 bezoekers. Soms heb je ook aanvullende vergunningen nodig zoals een tapontheffing of een watervergunning.

2. Vraag je vergunning op tijd aan

Op de website van de gemeente Amsterdam vind je alle formulieren en voorbeeldplannen die je nodig hebt om de aanvraag te doen. Vraag een evenementenvergunning minimaal tien weken van tevoren aan. Bij een melding is twee weken voordat het evenement plaatsvindt voldoende. Voor evenementen met meer dan 2000 bezoekers moet je de aanvraag al veel eerder doen. Je kondigt je evenement aan vóór oktober in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin je evenement plaatsvindt. Je vergunningaanvraag moet vervolgens minimaal 16 weken voordat je start met de opbouw van je evenement binnen zijn.

Vergunningen voor een evenement vraag je in Amsterdam aan bij de voorzitter van het stadsdeel, of bij de burgemeester als er meerdere stadsdelen betrokken zijn. Je kunt altijd een afspraak maken met de afdeling vergunningen bij het stadsdeel om je aanvraag voor te bespreken.

3. Waar houd je in je aanvraag rekening mee?

Bij de organisatie van een evenement spelen verschillende instanties en factoren een rol. De keuzes die je maakt op het gebied van veiligheid, geluid, duurzaamheid, hygiëne en logistiek verantwoord je in je vergunningaanvraag (of melding). Je houdt daarbij rekening met voorschriften van politie en brandweer voor orde en veiligheid.

Afhankelijk van het soort evenement moet je ook nog een aparte object- of omgevingsvergunning aanvragen voor het plaatsen van bijvoorbeeld podia, etenskramen of verkeersborden,  een watervergunning aanvragen via het omgevingsloket van Waternet of een ontheffing voor het schenken van alcoholische dranken regelen.

4. Wacht het verloop van de aanvraag af

Op basis van je aanvraag wordt advies ingewonnen bij politie, brandweer, geneeskundige hulp bij ongevallen en rampen, GVB, binnenwaterbeheer Amsterdam, beheer openbare ruimte bij het stadsdeel, bouw- en woningtoezicht, Dienst Milieu- en Bouwtoezicht en het Coördinatiestelsel (Evenementenlijst). Voor meldingen wordt een behandeltermijn van één week aangehouden, voor evenementen met minder dan 2.000 bezoekers acht weken en voor evenementen met meer dan 2.000 bezoekers tien weken.

5. Communiceer met omwonenden

Als de vergunning verleend is moet de organisatie het evenement bekendmaken aan bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden door middel van een bewonersbrief.

6. De Arbowet en vrijwilligers

Houd bij de organisatie van een evenement ook rekening met andere voorschriften, zoals bijvoorbeeld de Arbowet. Als je met vrijwilligers werkt moet je zorgen dat ze verzekerd zijn voor aansprakelijkheid. Bij het werken met kinderen is een verklaring omtrent gedrag nodig, werkt de vrijwilliger achter de bar dan is een certificaat omtrent alcohol nodig. Vrijwilligers van buiten de EU hebben een werkvergunning nodig.