Stappenplan voorstelling produceren

Na een fase van brainstormen en conceptontwikkeling wil je starten met de productie van je voorstelling. Het productieproces deel je op in vijf fasen waarin werkzaamheden op artistiek, zakelijk en productioneel niveau aan bod komen. In de download Productieproces komen de stappen nog uitgebreider aan bod.

1. Initiatieffase: wat ga je maken?

De beslissing om een concept om te zetten naar een voorstelling is het startpunt. Een globale tijdsplanning wordt in deze fase bepaald. De artistiek leider zorgt voor de vertaling van het idee naar artistieke wensen: zet de inhoudelijke doelstellingen op papier, bepaald het type voorstelling, ontwikkelt een basisconcept en verwerft eventueel een tekst (let op het auteursrecht). De zakelijke leiding houdt zich bezig met de kostenraming en een dekkingsplan. Hij/zij kijkt naar de omvang van de productie (grote- of kleine zaal) en de respons van mogelijke kopers of te verwachten publieksbelangstelling. De zakelijke eisen worden nu zichtbaar.

Direct naar:

Projectmanagement

2. Voorbereidingsfase: preproductie

Als het concept financieel haalbaar is, kan deze fase starten. Een productieleider coördineert, zet een projectorganisatie op, maakt een gedetailleerde productieplanning en -begroting en bereidt de repetities voor. Het artistiek team gaat aan de slag met het afronden van het script en het regieconcept en/of de choreografie, de vormgeving van decor en kostuums en de casting van acteurs/actrices en/of dansers. In deze fase worden eventueel een decor- en/of kostuumontwerper bij de productie betrokken. Het marketing- en publiciteitsplan wordt ook in deze fase gemaakt. De zakelijk leider zorgt voor de financiering. Enerzijds door de voorstelling te verkopen aan theaters, festivals en/of andere podia. Anderzijds door het regelen van aanvullende financiering, zoals subsidies, sponsors of crowdfunding, als de eigen inkomsten niet voldoende zijn.

Direct naar:

Marketing

3. Productiefase: repetitie- en montageperiode

Als de financiering rond is kan de productie worden gemaakt. Dit is een dure en intensieve periode waarin veel tegelijkertijd gebeurt: goede coördinatie is hier heel belangrijk. Ontwerp en uitvoering van decor, kostuums, licht en geluid worden door het artistiek team goed in de gaten gehouden en eventueel gecorrigeerd. De zakelijk leider/communicatiemedewerker houdt zich bezig met de publiciteit, verkoopcijfers, promotionele acties en voorbereidingen voor de première.

Direct naar:

Publiciteit

4. Uitvoeringsfase: spelen

De uitvoeringsfase start met de try-outs en première. Daarna volgt een speelperiode in eigen studio/theater, op locatie of op tournee langs verschillende podia. Mogelijk is het projectteam in dit stadium uitgebreid met een voorstellingsleider en/of tourmanager.

5. Nazorgfase: opruimen en evalueren

Deze fase start direct na de laatste voorstelling, hoewel het al wel voorbereid moet zijn. Demonteer het decor, evalueer het productieproces en het artistieke resultaat, zorg voor een financieel verslag en een eindafrekening. Als de productie mogelijk in reprise gaat, regel dan een opslagruimte voor decor, kostuums en rekwisieten.