Stappenplan subsidie aanvragen

Er bestaan honderden particuliere en overheidsfondsen in Nederland. Als je de inhoud van je plan helder hebt, kun je op zoek gaan naar financiering bij de juiste fondsen en regelingen.

1. Onderzoek welke fondsen bij jouw doel passen

Onderzoek welke fondsen een doelstelling hebben die aansluit bij jouw plannen. Alleen daar maak je een kans. Je kunt bij meerdere fondsen een aanvraag indienen voor hetzelfde plan.

Een projectsubsidie wordt meestal aangevraagd door een rechtspersoon, bijvoorbeeld een stichting. Individuele subsidies zoals stipendia en beurzen, vraag je op persoonlijke titel aan.

Direct naar:

Subsidie

Fondsen

2. Maak een planning

Voor je subsidieaanvraag maak je een planning. Maak hierin onderscheid tussen verschillende fasen. Leg vast welke hoofdactiviteiten in deze fasen uitgevoerd moeten worden en hoe lang dat duurt. Zie ook onderaan deze pagina in de tab Tools het Stappenplan projectplanning.

Je maakt ook voor jezelf een planning met betrekking tot de subsidieaanvragen. Voeg aan je projectplanning de deadlines van de fondsen toe die je aan wilt schrijven. Neem ook tijd op in je planning om je plan te concretiseren en de aanvraag te schrijven. Noteer wanneer de uitslagen van aanvragen bekend zijn. En bij toekenning; wanneer de verantwoording verstuurd moet worden.

3. Maak een begroting met dekkingsplan

  1. Bepaal de kosten
    Ook als een plan nog in de kinderschoenen staat wil de subsidiënt graag een begroting zien. Overdrijf niet, maar begroot reële kosten. Maak voor jezelf twee scenario’s: één voor de subsidiënt waarin je genoeg geld hebt om alles te doen wat je wilt en een 'afgeslankte' versie voor jezelf dat uitgaat van het minimale bedrag waarvoor je het plan nog kan realiseren.
  2. Bepaal de inkomsten
    Tegenover de begroting van de kosten staat het dekkingsplan, oftewel de inkomsten uit bijvoorbeeld entreegelden, andere subsidiënten, donaties, sponsoring, merchandising en coproductie. Of als het om een aanvraag voor een beurs gaat: je eigen geld.
  3. Bepaal het bedrag dat je gaat vragen
    Zoek ook uit hoeveel een fonds in principe maximaal bijdraagt. Soms is dat een percentage van de totale kosten, soms een vast bedrag. Vraag altijd een concreet bedrag. Als je bij meerdere fondsen aanvraagt, maak je dit ook duidelijk in je begroting. Zo kunnen de fondsen een beeld krijgen hoe de eventuele bijdrage zich verhoudt tot de totale begroting.

4. Schrijf de aanvraag

Uit de totale aanvraag moet blijken 'wat' er 'waarom' geproduceerd wordt: hoe, door wie, voor wie, wanneer, waar, hoelang, hoeveel het kost en hoe deze kosten worden gedekt.

  • Beschrijf de inhoud
    Aan jou de taak om de subsidiegever te overtuigen van de kwaliteiten van jouw plan. Overtuig op basis van inhoud en (bewezen)kwaliteit. Het basisconcept moet een duidelijk beeld geven van het (artistieke) resultaat van je plannen en de doelstellingen. Start met jouw persoonlijke motivatie, je idee, de voorgeschiedenis en jouw inspiratiebronnen. Indien relevant noem je ook de namen van organisaties of personen die bij het plan betrokken zijn en verwijs je naar recensies. Nog een paar tips: wek vertrouwen, schrijf in heldere taal, draag argumenten aan voor conclusies, voorkom twijfel, spreek zowel het verstand als de verbeelding aan en gebruik daar eventueel visuele middelen voor.
  • Informeer duidelijk en volledig
    Indien een fonds standaardformulieren heeft, vul het goed en compleet in. Pas de aanvraag aan bij elk fonds en let goed op de eisen die gesteld worden. Wees duidelijk en beknopt. Neem contact op met een fonds als je iets niet begrijpt.
  • Maak een verzorgd pakket
    Maak een heldere lay-out en zorg dat het pakket compleet is, alles er verzorgd uitziet en snel teruggevonden kan worden. Toelichtingen, uitwerkingen, begroting en planning horen in de bijlagen thuis. Alleen de essentie van deze stukken neem je op in de aanvraag zelf, met verwijzing naar de betreffende bijlage.

Tip: De Fair Practice Code, de Governance Code Cultuur en Code Diversiteit & Inclusie worden door de overheidsfondsen gebruikt om je subsidieaanvraag te beoordelen. Houd je in dat geval aan deze codes en geef eventueel een korte toelichting.

5. Houd de subsidiënt op de hoogte

Is de subsidie toegekend, houd de subsidiënt dan op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen. Als de begroting in je aanvraag sterk is gewijzigd, moet je dat laten weten. Meestal mag je kosten uit het ene hoofdelement van de begroting niet verschuiven naar het andere. Wil je dat toch doen, overleg dan tijdig om problemen bij de afrekening te voorkomen.

Tip: nodig de subsidiënt uit voor publieke bijeenkomsten zoals openingen en premières indien van toepassing. Denk ook aan vermelding van de subsidiegever in publiciteitsmateriaal.

6. Schrijf een verantwoording

Achteraf moet je het gebruik van de subsidie nog verantwoorden. Soms wordt om een accountantsverklaring gevraagd. Zorg dat je een goede administratie hebt bijgehouden en bewaard.