Stappenplan projectbegroting
Een begroting maak je voor jezelf, voor je financiers en eventueel opdrachtgevers. Krijg inzicht in de financiële risico's en de verhouding tussen de kosten en verwachte resultaten.
Op deze pagina
1. Inventariseer welke soorten kosten je hebt
Groepeer alle te verwachten kostenposten in hoofdkostensoorten. Alleen de belangrijkste onderdelen daarbinnen vermeld je afzonderlijk. Neem in een begroting ook de indirecte kosten op. Als je hiervoor geen geld afdraagt, vermeld dan dat bijvoorbeeld locatie- of kantoorkosten voor rekening van een derde komen. Om geld te werven voor een project maak je altijd gebruik van een globale begroting.
Maak je de begroting voor een subsidieaanvraag, kijk dan eerst of je gebruik moet maken van een standaardformulier. Soms zijn daar standaardbedragen of percentages in opgenomen. Of gebruik deze als checklist.
2. Maak een schatting van de kosten
Schat de te maken kosten zo realistisch mogelijk in. Maak bijvoorbeeld gebruik van cao-lonen, opgevraagde offertes, richtprijzen of ervaringscijfers. Een bedrag gebaseerd op een offerte van een leverancier is vrij ‘hard’. Richtprijzen zijn dat al minder, ervaringscijfers nog minder. Pro memorie (pm) posten geven aan dat er nog niets over kan worden gezegd. Dit zijn uiteraard risicovolle posten. Neem ook een post ‘onvoorzien’ op in de begroting.
Twee bijzondere kostensoorten:
- Medewerkers: Voor je project kun je mensen een opdracht geven of in dienst nemen. Als je iemand in loondienst neemt moet jij als werkgever bovenop het brutoloon nog premies afdragen. Zorg dat je goed op de hoogte bent van deze kosten. Let er ook op dat je de mensen lang genoeg in dienst neemt, dus ook voor bijvoorbeeld de repetitieperiode.
- Duurzame apparatuur: Maar weinig subsidiënten verstrekken geld voor aanschaf van duurzame apparatuur. Is subsidie op aankoop niet mogelijk, dan kun je wel (een deel van) de huurprijzen vragen. Geef dan wel aan dat het om een aandeel in de aanschafkosten gaat!
3. Inventariseer welke soorten inkomsten je verwacht
Zet alle verwachtte inkomsten onder elkaar. Denk aan eigen inkomsten, publieksinkomsten, verkoop en subsidies. De totale inkomsten vormen het dekkingsplan van de begroting.
4. Maak een schatting van deze inkomsten
Wees voorzichtig met het begroten van inkomsten. Zorg dat je de bedragen kunt beargumenteren. Met een goed plan ben je nog niet verzekerd van goede inkomsten uit verkoop, merchandising, etc.
5. Verantwoord je kosten en verwachte opbrengsten
Gebruik je de begroting voor een subsidieaanvraag of wil je ermee naar een investeerder stappen? Combineer de begroting met een motivatie van je project of een subsidieaanvraag. Verantwoord alle kosten en opbrengsten. Dit kun je doen in de begroting zelf. Je kunt ook een apart document aanleveren waarin je je keuzes uitlegt. Hiermee krijgt de subsidiënt meer inzicht in je begroting en de genoemde bedragen.
6. Maak een taakstellend budget
De toezeggingen van financiers bepalen, samen met de overige verwachte inkomsten, hoeveel geld er beschikbaar is voor het project. Dit bedrag is nu een taakstellend budget geworden. Aan de hand daarvan bepaal je opnieuw de kosten van elk onderdeel. Deze begroting maak je definitief voordat je aan de productiefase begint. Durf een project af te blazen als je budget niet toereikend is.
Tijdens de productie- en uitvoeringsfase stel je de begroting regelmatig bij. Als je de begroting gebruikt voor budgetbewaking kun je altijd zien tussen welke posten je nog kunt schuiven en wat het uiteindelijke resultaat van je project is.
Tips
Soms kun je standaardbedragen of percentages vinden in een standaardformulier voor een subsidieaanvraag. Of zoek begrotingen op van vergelijkbare projecten.