Stappenplan projectbegroting
Een begroting maak je voor jezelf, voor je financiers en eventueel opdrachtgevers. Krijg inzicht in de financiële risico's en de verhouding tussen de kosten en verwachte resultaten.
Op deze pagina
1. Stel vast voor wie je de begroting maakt
Een begroting maak je om zelf inzicht te krijgen in de financiële kant van je plannen, zodat je de haalbaarheid kunt beoordelen. Financiers of andere partners willen ook vaak een begroting zien. Maak je de begroting bijvoorbeeld voor een subsidieaanvraag, kijk dan eerst of je gebruik moet maken van een standaardformulier. Soms zijn daar standaardbedragen of percentages in opgenomen. Je kunt zo'n standaardformulier ook gebruiken als checklist.
Onderaan deze pagina in de tab Downloads vind je twee verschillende voorbeelden; een eenvoudige en uitgebreide begroting.
Noteer je de bedragen in- of exclusief btw?
Dit is afhankelijk van het doel van je begroting en de administratie van je bedrijf, opdrachtgever of het fonds. Informeer van te voren naar de eisen, zodat je niet achteraf voor vervelende verrassingen komt te staan.
Voorbeeld: Ben jij, of de organisatie waar je de begroting voor maakt btw-plichtig, dan maak je een begroting exclusief btw. In dit geval kun je de btw over gemaakte kosten namelijk terugvragen en draag je de btw die je incasseert af. Dan doet de btw er in feite niet toe. Ben je niet btw-plichtig, of is de organisatie bijvoorbeeld vrijgesteld van btw, dan reken je bedragen inclusief btw, omdat er dan niks verrekend kan worden. Krijg je een budget van een school, vraag dan goed na of je in- of exclusief btw moet rekenen.
Direct naar:
2. Inventariseer welke soorten kosten je hebt
Bedenk wat voor kosten je gaat maken. Groepeer deze kosten, zoals 'Personeel' of 'Decor'. Dit noem je ook wel hoofdkostensoorten. Vermeld alleen de belangrijkste onderdelen daarbinnen. Niet iedere schroef of plank hoeft dus afzonderlijk te worden genoemd.
Neem in je begroting ook de 'indirecte kosten' op. Dit zijn kosten die je maakt, maar die niet direct aan het project toe te wijzen zijn. Zoals het gebruik van een kantoor of machine. Vaak is een verdeelsleutel nodig. Als je hiervoor geen geld afdraagt, vermeld dan dat bijvoorbeeld locatie- of kantoorkosten voor rekening van een derde komen.
3. Maak een schatting van de kosten
Schat de te maken kosten zo realistisch mogelijk in. Maak bijvoorbeeld gebruik van cao-lonen, opgevraagde offertes, richtprijzen of ervaringscijfers. Een bedrag gebaseerd op een offerte van een leverancier is vrij ‘hard’. Richtprijzen zijn dat al minder, ervaringscijfers nog minder. Pro memorie (pm) posten geven aan dat er nog niets over kan worden gezegd. Dit zijn uiteraard risicovolle posten. Neem ook een post ‘onvoorzien’ op in de begroting.
Twee bijzondere kostensoorten:
- Medewerkers: Voor je project kun je mensen een opdracht geven of in dienst nemen. Als je iemand in loondienst neemt moet jij als werkgever bovenop het brutoloon nog premies afdragen. Zorg dat je goed op de hoogte bent van deze kosten. Let er ook op dat je de mensen lang genoeg in dienst neemt, dus ook voor bijvoorbeeld de repetitieperiode.
- Duurzame apparatuur: Maar weinig subsidiënten verstrekken geld voor aanschaf van duurzame apparatuur. Is subsidie op aankoop niet mogelijk, dan kun je wel (een deel van) de huurprijzen vragen. Geef dan wel aan dat het om een aandeel in de aanschafkosten gaat!
4. Inventariseer welke soorten inkomsten je verwacht
Zet alle verwachtte inkomsten onder elkaar. Denk aan eigen inkomsten, publieksinkomsten, verkoop en subsidies. De totale inkomsten vormen het dekkingsplan van de begroting.
Direct naar:
5. Maak een schatting van deze inkomsten
Wees voorzichtig met het begroten van inkomsten. Zorg dat je de bedragen kunt beargumenteren. Met een goed plan ben je nog niet verzekerd van goede inkomsten uit verkoop, merchandising, etc.
6. Verantwoord je kosten en verwachte opbrengsten
Gebruik je de begroting voor een subsidieaanvraag of wil je ermee naar een investeerder stappen? Combineer de begroting met een motivatie van je project of een subsidieaanvraag. Verantwoord alle kosten en opbrengsten. Dit kun je doen in de begroting zelf. Je kunt ook een apart document aanleveren waarin je je keuzes uitlegt. Hiermee krijgt de subsidiënt meer inzicht in je begroting en de genoemde bedragen.
7. Maak een taakstellend budget
De toezeggingen van financiers bepalen, samen met de overige verwachte inkomsten, hoeveel geld er beschikbaar is voor het project. Dit bedrag is nu een taakstellend budget geworden. Aan de hand daarvan bepaal je opnieuw de kosten van elk onderdeel. Deze begroting maak je definitief voordat je aan de productiefase begint. Durf een project af te blazen als je budget niet toereikend is.
Tijdens de productie- en uitvoeringsfase stel je de begroting regelmatig bij. Als je de begroting gebruikt voor budgetbewaking kun je altijd zien tussen welke posten je nog kunt schuiven en wat het uiteindelijke resultaat van je project is.