Stappenplan professioneel vergaderen

Over hoe je een vergadering goed voorbereidt, waar je op kunt letten en wat je als voorzitter kunt doen om een effectieve vergadering te leiden.

1. Stel een heldere agenda op

Om een agenda te kunnen maken bepaal je eerst het doel van de bespreking. Het kan bijvoorbeeld gaan om voorlichting, meningsvorming, besluitvorming, een brainstorm of om het vinden van een oplossing voor een vraagstuk. Zet de belangrijkste vergaderpunten bovenaan en eindig met een rondvraag. Is de vergadering onderdeel van een reeks? Dan begint deze vaak met de notulen of de afspraken die gemaakt zijn in de vorige vergadering.

De voorzitter start de vergadering altijd met de vraag of iedereen het eens is met de agenda. Op dit moment kunnen er punten aan de agenda worden toegevoegd of de volgorde kan worden gewijzigd. Voorafgaand of bij aanvang van de vergadering wordt afgesproken wie de notulen maakt. De notulist kan de agenda meteen als opzet gebruiken voor de notulen.

2. Stel datum, tijdstip, locatie en tijdsduur vast

Verstuur de uitnodiging voor de vergadering samen met de opgestelde agenda. Hierbij noem je de datum, het tijdstip, de tijdsduur en de locatie van de vergadering. Het is belangrijk dat de voorzitter de tijdsduur van de vergadering strikt bewaakt om een uitloop te voorkomen. Door de benodigde tijd per agendapunt op te tellen maak je een realistische inschatting van de tijdsduur.

Bij het regelen van de vergaderlocatie kun je rekening houden met; bereikbaarheid voor de deelnemers, voldoende stoelen, tafels, presentatiemiddelen, catering, etc. Daarnaast is het belangrijk dat de voorzitter op een centrale plek zit, waarbij iedereen diens gezicht kan zien.

3. Bepaal wie er bij de vergadering aanwezig zijn

Nodig de mensen uit die bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Het is slim alleen de mensen uit te nodigen die daadwerkelijk met het onderwerp te maken hebben en/of diegene(n) die beslissingsbevoegd zijn. Wie er wordt uitgenodigd is ook afhankelijk van het doel / de soort bespreking. Je houdt de groep het liefste zo klein mogelijk om ongewenste inmenging of desinteresse te voorkomen.

4. Verstuur de uitnodiging en agenda

Verstuur de uitnodiging voor de vergadering en de agenda ruim van tevoren naar de deelnemers. Hierdoor kan iedereen zich goed voorbereiden. In de uitnodiging vermeld je de datum, tijd en plaats. Daarnaast licht je de aard van de bespreking toe. Voeg de agenda als document bij. Check bij aanvang van de vergadering of iedereen de agenda voor zich heeft.

5. Maak de vergaderruimte gereed

Maak je vergaderruimte gereed voor aanvang. Neem de tijd om de opstelling te bepalen, stoelen en tafels klaar te zetten, presentatiemiddelen in te schakelen en eventueel catering te regelen. Als de omvang van een tafel niet past bij het aantal deelnemers, verklein je de opstelling of je gaat dichter bij elkaar zitten. Zorg dat je kunt starten met de vergadering op het aanvangsttijdstip.

6. De voorzitter opent de vergadering

De voorzitter vertelt wat het doel is van de bijeenkomst. De voorzitter vraagt akkoord op de agenda en of er bijzonderheden zijn. Als iemand eerder weg moet, dan is dit het moment om dat te melden. De voorzitter vertelt of spreekt af wie notuleert. Er kan eventueel aan de deelnemers gevraagd worden hun mobiele telefoons uit te schakelen of er kunnen alternatieve afspraken worden gemaakt.

7. De voorzitter leidt het gesprek

De voorzitter stelt zich actief op. De voorzitter geeft mensen het woord en zorgt ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt deel te nemen. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat er geluisterd wordt naar elkaar. Aan het einde van ieder agendapunt vat de voorzitter samen wat er gezegd is en welke conclusies daaraan verbonden zijn. De voorzitter checkt bij de aanwezigen of zij het daarmee eens zijn. Dit is ook een manier om iedereen betrokken te houden en te benadrukken dat de afspraken en besluiten een gezamenlijk resultaat zijn. Het is belangrijk discussies helder te houden, het probleem scherp voor ogen en naar oplossingen toe te werken. Zo creëert een voorzitter overzicht voor alle deelnemers en wordt de notulist geholpen.

De voorzitter bewaakt de agenda door bijvoorbeeld lange discussies af te kappen en tijdig samen te vatten. Diegene let goed op de tijd én op lichaamstaal: als niemand echt actief (achterovergeleund, om zich heen kijkend, in het niets starend) wordt van het te bespreken onderwerp is het goed om te checken of dit onderwerp kort kan worden afgehandeld.

8. De voorzitter houdt een rondvraag

De voorzitter eindigt de vergadering met een rondvraag van ongeveer vijf tot zeven minuten. Als er niet direct een (kort) antwoord is op een vraag, kan deze als agendapunt voor de volgende vergadering worden opgenomen.

9. De notulist werkt direct de notulen uit

Zorg dat de deelnemers binnen een paar dagen de notulen ontvangen. Hierin staan onder andere de afspraken en de taken. Deze notulen kun je weer als uitgangspunt gebruiken voor de volgende vergadering.