Stappenplan pitchen voor tentoonstellingen

Allereerst een kleine introductie op de term pitchen: de term komt oorspronkelijk uit de commerciële sector van het woord elevator pitch. In een kort tijdsbestek een persoon overtuigen van je ideeën. Tegenwoordig is de term pitchen terug te vinden in de museale wereld. In dit geval wordt een competitie bedoeld waarbij men in een opdrachtsituatie tot een afgewogen keuze van een bureau kan komen.

1. Bepaal het soort tentoonstelling

Voordat je een opdracht voor een nieuwe tentoonstelling kan uitzetten moet je bedenken wat de globale lijn is. Wat voor soort tentoonstelling wordt het, interactief of bijvoorbeeld educatief? Wie wil je bereiken? Dit moet je helder hebben voordat je kunt gaan kijken naar aanbesteden of het uitnodigen van bureaus. Daarna kun je gericht op het soort tentoonstelling de gewenste bureaus uitnodigen of een aanbesteding plaatsen.

2. Bepaal of je moet aanbesteden

Bij een aanbesteding krijgen meerdere partijen de gelegenheid mee te dingen naar de opdracht. Of je de tentoonstelling moet aanbesteden hangt af van het beschikbare budget in relatie tot de drempelwaarde. De drempelwaarden variëren per jaar en per nationale of Europese aanbesteding. Deze zijn terug te vinden bij onder andere de aanbestedingsmonitor.

Bij een aanbesteding kunnen bureaus zich inschrijven op de pitch, dus op jouw opdracht. Je kan bureaus die je voorkeur hebben erop attenderen dat je een aanbesteding hebt uitgeschreven, het is aan hen of zij zich daarop inschrijven. Is het geen aanbesteding dan kan je een aantal bureaus (bij voorkeur maximaal 3) uitnodigen om voor je te pitchen.

In beide gevallen zijn hier regels aan verbonden en het moet een zo eerlijk en transparant mogelijk proces worden. Zie Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO).

3. Maak een goede schriftelijke briefing

Een goede pitch valt of staat met een duidelijke briefing. De bureaus moeten weten wat jij van hen verwacht, zodat zij kunnen bepalen of ze mee willen doen. Bij voorkeur krijgen de genodigde bureaus een vergoeding voor de pitch, dit geef je aan in de briefing.

De volgende punten moeten zeker in een briefing voorkomen:

  • Wat is het onderwerp van de tentoonstelling.
  • Welke tijd is er voor de uitvoering.
  • Indicatie van het budget.
  • Wat is de doelstelling, visie en missie van het museum.
  • Wie is de contactpersoon.
  • Wanneer vindt de pitch plaats.

4. Criteria formuleren

Er zijn drie criteria waarop bureaus beoordeeld kunnen worden:

  • Uitsluitingscriteria: Dit zijn criteria waaraan de inschrijver tijdens een aanbesteding moet voldoen om mee te kunnen doen aan het pitchtraject. Bijvoorbeeld: is het in de juiste taal geschreven en staat het bureau ingeschreven bij de KvK.
  • Selectiecriteria: Dit zijn criteria waarop bureaus die zich hebben ingeschreven op de aanbesteding worden geselecteerd alvorens een presentatie te geven. Bijvoorbeeld: referentieprojecten en een uittreksel van het handelsregister.
  • Gunningscriteria: Deze criteria worden zowel bij een aanbestedingstraject als voor een presentatie bij uitnodiging gebruikt. De bureaus worden tijdens hun presentatie op deze criteria beoordeeld. Bijvoorbeeld: prijs, kwaliteit en beschikbaarheid.

Zorg dat de criteria helder in de briefing staan. De gunningscriteria gelden zowel bij een aanbesteding als bij informele presentaties. Uitsluiting en selectiecriteria worden alleen vastgesteld bij aanbestedingen.

5. Organiseer een vragenronde

Organiseer vóór de presentatie de mogelijkheid om vragen te stellen. Zorg ervoor dat alle geanonimiseerde vragen en antwoorden schriftelijk bij alle bureaus terecht komen, zodat het een transparant proces is.

6. Organiseer de presentatie

Het is de dag dat de uitgekozen ontwerpbureaus een voor een hun ideeën komen vertellen. Je hebt in je briefing aangegeven wat voor soort presentatie je verwacht. Bijvoorbeeld een visiepresentatie waarbij de bureaus kort aangeven wat hun idee voor de tentoonstelling is en hoe zij dit gaan aanpakken. Daarnaast vermeld je in de briefing de hoeveelheid tijd die er voor staat en wie er aanwezig is namens de opdrachtgever.

7. Maak de uitslag bekend

Laat de bureaus op een van tevoren vastgestelde en gecommuniceerde datum weten of zij het zijn geworden of niet. Twijfel je nu nog tussen twee bureaus dan kan je deze altijd nog een keer uitnodigen.

Let op: Als je kiest voor een her-uitnodiging ga je een nieuw traject in, waarbij beide bureaus een ontwerp voor je gaan maken. Hiervoor moet je zo ook betalen.