Stappenplan offerte maken

Voordat je een offerte op kunt stellen wil je weten wat het gewenste eindresultaat van het project (en jouw rol daarin) moet zijn. Dit formuleer je op basis van een gesprek met de opdrachtgever. Maak in elk geval een beknopte omschrijving van wat je gaat doen, wanneer en eventueel met wie.

Formuleer waar je de verantwoordelijkheid voor neemt bij het aannemen van de opdracht en wat je van de andere partij verwacht. Bij akkoord kun je dit opnemen in een opdrachtcontract, zodat duidelijk is wat de afspraken zijn waar jullie beiden op terug kunnen vallen.

Bij het gewenste eindresultaat horen vaak ook duidelijke deadlines. Neem deze mee in een beknopte planning. Leg uit wanneer en waaraan je je tijd besteedt. Als je voor je planning afhankelijk bent van wat je opdrachtgever levert, benoem dat dan ook. Uit deze planning kan bijvoorbeeld een exact of geschat aantal uren rollen waarmee je je prijs gaat onderbouwen.

Het totaalbedrag van de offerte wordt bepaald door verschillende factoren: wat voor kosten moet je maken, hoeveel tijd kost de opdracht en wat is een redelijk uurtarief voor de aard van het werk? Als je de kosten specificeert, kan de klant zien hoe je te werk gaat, waaraan je je tijd besteedt en waarvoor je wordt betaald. Dat maakt het eventuele onderhandelen over de prijs ook makkelijker.

Bereken in je offerte ook de voorbereidingstijd, zoals onderzoek, tussentijds overleg, presentaties of repetities.

Heb je meer informatie nodig om je (uur)tarief te kunnen bepalen? Informeer dan bij collega’s wat zij vragen voor vergelijkbaar werk of informeer bij een beroepsvereniging naar gangbare tarieven. Het is heel redelijk om je ervaring en specialisme mee te laten wegen. Vanzelfsprekend zorg je dat je boven het minimumloon blijft en dat je je tarief jaarlijks bijstelt. Zie ook de Faq honorarium of salaris bepalen, een link vind je onderaan deze pagina.

Je (uur)tarief noteer je in principe exclusief btw. Vervolgens noteer je het totaalbedrag exclusief btw, het btw-tarief dat je hanteert en het totaalbedrag inclusief btw op je offerte. Zorg dat er geen onduidelijkheid over kan bestaan welk bedrag in- of exclusief btw is.

Niet iedereen die in de kunst- en cultuursector werkt hanteert hetzelfde btw-tarief. Er kan sprake zijn van een vrijstelling, een nultarief, het lage of hoge tarief. Dit hangt van de soort werkzaamheden af en of je gebruik maakt van de ‘kleineondernemersregeling’. In de download Btw behandelen we de verschillende tarieven, deze vind je onderaan deze pagina.

Als je voor het uitvoeren van de opdracht ook kosten moet maken, zorg dan dat inzichtelijk is of jouw offerte in- of exclusief onkosten is. Denk bijvoorbeeld aan reis- en verblijfkosten en materiaalkosten.

Om je werkzaamheden te kunnen inplannen, moet je op tijd weten of een opdracht daadwerkelijk doorgaat, vooral als je meerdere projecten tegelijkertijd hebt lopen. Als de opdracht lang wordt uitgesteld wil je ook niet aan de prijs van vandaag gehouden worden. Noteer daarom altijd de datum en een deadline op de geldigheidsduur van je offerte.

Hanteer je algemene voorwaarden – en dat is wel raadzaam – dan stuur je die mee met de offerte. Deze voorwaarden zijn dan een onderdeel van de offerte. Je kunt ook aanvullende voorwaarden noteren in de offerte zelf.

Na akkoord van de klant kan de offerte als overeenkomst gelden. Je kunt de informatie ook opnemen in een opdrachtcontract. Zorg altijd dat je een schriftelijke bevestiging krijgt, zodat je het akkoord ook kunt bewijzen. Je kunt bijvoorbeeld een offerte als pdf mailen en verzoeken om deze getekend te retourneren. Je stuurt een offerte nooit als Word- of Exceldocument.