Stappenplan gezelschap oprichten

Aan de hand van dit stappenplan maak je fundamentele keuzes over de oprichting van je eigen gezelschap op basis waarvan je verder kunt met de praktische uitvoering: producties maken.

1. Bepaal de groepssamenstelling en organisatievorm

De organisatievorm die je kiest hangt samen met je artistieke en organisatorische doelstellingen: wil je een gezelschap met vaste medewerkers, een productiekern, een collectief of een groep rond een artistiek leider/choreograaf?

De vraag wat je zelf doet en wat je uitbesteedt, hangt daar mee samen. Denk aan taken als zakelijke leiding, boekhouding, publiciteit, verkoop en productie. Bepaal wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe besluiten genomen worden.

2. Juridische zelfstandigheid: bepaal de ondernemingsvorm

Bepaal welke ondernemingsvorm het meest geschikt is
Wanneer je niet alleen incidenteel met individuele makers samenwerkt, maar als organisatie naar buiten treedt, richt dan een formele organisatie op. De ondernemingsvorm heeft invloed op de bevoegdheden en aansprakelijkheid van de medewerkers, te betalen belastingen en financieringsmogelijkheden. De meeste gezelschappen kiezen voor een rechtspersoon: een stichting of vereniging.

Bepaal de bestuurssamenstelling
Het bestuur van een stichting draagt financiële en juridische eindverantwoordelijkheid. Bedenk wat je van een bestuur verwacht en zoek de bestuursleden met de juiste kennis. Formaliseer de oprichting bij een notaris zodra je het bestuur bij elkaar hebt.

Direct naar:

Ondernemingsvormen

3. Regel de financiële zaken

Inventariseer de financiële middelen
Wat is er al en wat is er nog nodig om het gezelschap op te richten. Wellicht kun je aanspraak maken op startsubsidies. Structurele subsidies kun je pas aanvragen als je enkele succesvolle voorstellingen hebt gemaakt.

Zet een goede administratie op

Dit is van belang voor budgetbeheer, de Belastingdienst en eventuele subsidiegevers. Je kunt deze taken uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Welke verplichtingen je hebt hangt af van je inkomstenbronnen en ondernemingsvorm.

4. Zorg voor een goed productieapparaat

Werkruimte
Zorg voor een plek om kantoor te houden en om te repeteren. Bedenk of je gaat huren per productie of dat je permanent werkruimtes nodig hebt.

Technische middelen

Inventariseer wat je nodig hebt en vergelijk de kosten tussen huren en kopen. Als je apparatuur van anderen gebruikt, leg dan goed vast wie de eigenaar is en wie verantwoordelijk is voor o.a. het onderhoud en de verzekeringen.

Vervoer
Overweeg wat voordeliger is: aanschaffen of huren. Wellicht heeft een van de groepsleden een vervoermiddel dat tegen een vergoeding gebruikt kan worden.

5. Maak een taakverdeling

Een heldere taakverdeling is van belang om een gezelschap en een productie goed te laten draaien. Denk naast de artistieke bezetting aan de volgende aspecten:

Zakelijk leiding

Is er binnen het gezelschap iemand verantwoordelijk voor budgetbeheer en fondsenwerving of zijn deze taken uitbesteed aan een impresariaat?

Productie
Het productieproces vereist productionele en organisatorische kennis. Je kunt een productieleider inhuren voor de duur van het repetitieproces. Maak goede afspraken over de taakverdeling en planning. Spreek af wie de uitvoering in de gaten houdt.

Publiciteit
Je kunt een publiciteitsmedewerker inhuren of gezamenlijk als groep de publiciteit bepalen en uitvoeren. Betrek de artistieke leiding, evt. andere groepsleden, een vormgever en een drukker bij de publiciteitsvoering. Denk na over de manier waarop je naar buiten wilt treden en met welke publiciteitsmiddelen in relatie tot het budget. Informeer je goed over de gangbare termijn en deadlines. Maak een goede planning, dat is essentieel.

Overige taken
Bedenk welke medewerkers er nodig zijn voor het secretariaat, de administratie, techniek, decor en kostuums. Bereken hoeveel tijd per jaar je mensen voor bepaalde klussen nodig hebt en of je deze in dienst neemt of freelance inhuurt. Onderschat niet het belang van een goedlopend ‘kantoor’.

6. Schrijf het beleidsplan

Op basis van bovenstaande keuzes beschrijf je het gezelschap inclusief het artistieke concept: wat wil je in artistiek en organisatorisch opzicht bereiken, hoe doe je dat en met wie. Denk ook aan de werving van financiële middelen. Plaats jezelf binnen het brede perspectief van de sector: waarin onderscheid je jezelf en wat zijn overeenkomsten met andere groepen. Wees zo concreet en realistisch mogelijk.