Stappenplan factuur opstellen

Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Alleen bij facturen die hieraan voldoen kan de btw worden verrekend. Je bespaart jezelf een hoop tijd als je een standaardfactuur maakt die je voor elke nieuwe factuur bewerkt.

Weet je nog niet of/hoeveel btw je moet rekenen, ga dan eerst naar de pagina over belastingen.

1. Vermeld het factuurnummer

Je moet alle facturen opvolgend nummeren. Of je doornummert of elk jaar opnieuw begint mag je zelf weten. Klantcodes toevoegen mag ook als je dat wil.

2. Vermeld datum en plaats

Vermeld de datum waarop je de factuur uitschrijft en de plaats.

3. Omschrijf de geleverde diensten/goederen

Vermeld aantallen en wanneer je wat gedaan hebt als dit van toepassing is.  Als je eerst een offerte hebt gemaakt kan je de gegevens hieruit overnemen. Vermeld de datum waarop je de levering of dienst hebt verricht of voltooid. Als je bijvoorbeeld een schilderij verkoopt, hoef je alleen de factuurdatum te noemen.

4. Vermeld namen en adressen

Vermeld je eigen naam en adres en dat van de opdrachtgever/afnemer (de crediteur). Dat kan je eigen naam zijn, tenzij je een andere bedrijfsnaam hebt opgegeven bij de Kamer van Koophandel, dan zet je (ook) die op de factuur.

5. Vermeld je btw-nummer als je dat hebt

Heb je geen btw-nummer, dan mag je ook geen btw in rekening brengen. Neem dan een zinnetje op als: niet in het bezit van een btw-nummer, zodat de opdrachtgever/afnemer snapt waarom er geen btw op de factuur staat.

Direct naar:

Belasting

6. Vermeld de btw

Vermeld altijd het bedrag/de vergoeding exclusief btw, de btw apart benoemd met het juiste btw-percentage en het totale bedrag/de totale vergoeding met btw in euro’s. Er zijn ook diensten vrijgesteld van btw, zoals het schrijven van een compositie of een literair werk. Vermeld dan op de factuur ‘vrijgesteld van btw’. Dat is iets anders dan het 0% tarief, dat geldt voor het leveren van goederen/diensten aan het buitenland.

7. Vermeld KvK-nummer als je dat hebt

Iedere ondernemer/freelancer die door het leveren van goederen of diensten deelneemt aan het economisch verkeer, moet zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zet jouw KvK-nummer, dat je bij inschrijving gekregen hebt, op de factuur.

Als je net begint sta je misschien nog niet ingeschreven en heb je dus geen KvK-nummer en btw-nummer. Ook dan mag je een factuur sturen, als je de inkomsten maar opgeeft bij de Belastingdienst.

8. Vermeld betalingsgegevens

Vermeld je bank/girorekening en een zin over de betalingstermijn. Gebruikelijk is om een betalingstermijn aan te houden van twee weken. En laat de opdrachtgever/afnemer het factuurnummer vermelden. Niet wettelijk verplicht, maar handig is om op elke factuur ‘FACTUUR’ te zetten.

9. Bijlagen

Als je met een modelovereenkomst werkt kun je hier in je factuur nog naar verwijzen.

10. Verstuur de factuur

Je kunt de factuur per post of digitaal versturen. Let op dat je de factuur zo opmaakt dat hij niet makkelijk veranderd kan worden: maak er een pdf van i.p.v. een bestand in Word of Excel.