Stappenplan expositie organiseren

Je kunt zelf een ruimte huren en je eigen expositie organiseren of je werk door een galerie, bedrijf of instelling laten exposeren. In het laatste geval voeren zij een deel van de organisatie uit.

1. Onderzoek expositieruimtes

Stel voor jezelf het belangrijkste doel van de expositie vast: is dat verkopen van je werk, wil je je netwerk op de hoogte houden of vooral je cv opbouwen? Afhankelijk van jouw doel en doelgroep kan je eigen atelier volstaan of ga je op zoek naar een andere plek. Sommige expositieplekken zijn gratis, andere vragen een vast bedrag of een percentage bij verkoop.

  • Maak een overzicht van organisaties die bij jouw werk passen: kijk goed naar het doel en de doelgroep van de expositieplek. Je kunt denken aan galeries, kunstenaarsinstellingen, gemeente-instellingen en ziekenhuizen.
  • Je kunt je ook eens verdiepen in alternatieve expositiemogelijkheden zoals café's of pop-up stores.

Heb je een paar potentieel geschikte plekken, bezoek daar dan eens een expositie.

Direct naar:

Exposeren

2. Benader een expositieruimte

Maak een afspraak om langs te komen. Selecteer werk voor een portfolio, en voeg daar een actuele en relevante cv bij. Neem iets mee wat je achter kunt laten: een visitekaartje of een kaart met eigen werk bijvoorbeeld. Bereid een verhaal voor over je werk en waarom dat juist bij deze expositieplek past. Bespreek bij positieve ontvangst het vervolg.

3. Afspraken maken met de expositieruimte

Organiseer je zelf de expositie maak dan afspraken over de periode dat je de ruimte huurt, de kosten, de openingstijden, en de bezetting tijdens openingsuren. Je bent zelf verantwoordelijk voor verzekeringen, de opening en het voeren van publiciteit.

Met een galerie spreek je af wanneer je exposeert, welk werk, de prijs en de commissie. De galerist zorgt doorgaans voor de opening, publiciteit en verzekeringen. Afhankelijk van de afgesproken verdeling van taken, kosten en professionaliteit van de verkoper varieert dat percentage van 10 tot 50% van de verkoopprijs.

4. De expositie voorbereiden

Exposeer je bij een galerie dan kies je werk in overleg. Huur je zelf een ruimte, kies dan werk uit dat je daar kunt exposeren. Let bij de selectie op de verkoopbaarheid ervan. Denk eventueel ook aan het inlijsten en bekijk hoe je je werk kan (laten) vervoeren. Check bij het afsluiten van verzekeringen voor het transport en de expositie wat er precies voor welke waarde is verzekerd.

5. Maak een begroting

Maak op basis van bovenstaande stappen een begroting waarin je in elk geval de kosten voor de galerie of expositieruimte, verzekeringen, publiciteitskosten en opening opneemt. Bedenk of er onderdelen zijn die je gesponsord zou kunnen krijgen.

6. Verzorg de publiciteit

Als je geen galerist hebt die die flyers, posters, persberichten etc. verzorgt en verzendt, maak dan zelf tijdig een planning voor deze zaken. Maak een adressenlijst en zorg voor professioneel publiciteitsmateriaal: foto's van representatief werk, tekst over je werk voor een persbericht en publiciteit, visitekaartje of ander materiaal dat je mee kunt geven. Post ook regelmatig iets op social media.

7. Regel de opening en de doorloopperiode

De opening is het belangrijkste moment van je expositie. Bepaal een begin- en eindtijd en zorg zelf, of met de galerist, voor het volgende:

  • Drankjes, hapjes en een openingsactiviteit.
  • Gastenlijst.
  • Een prijslijst van je werk (in veelvoud). Geef daarbij aan of je werk ook te huur en/of in termijnen te koop is.
  • Rode en groene stippen (plak ergens alvast een stip op).
  • Gastenboek.

Gebruik dit moment zelf ook om actief te netwerken: bedenk van tevoren wie je in elk geval wil spreken en houd je visitekaartjes bij de hand.

Direct naar:

Netwerken

8. Zorg voor een goede follow up

Een goede afhandeling van alle zaken rondom de expositie is belangrijk. Denk aan:

  • Het afhandelen van de financiële zaken.
  • Het bedanken van degenen die je hebben geholpen.
  • Toezeggingen en afspraken nakomen zoals het opsturen van materiaal.
  • Interessante contacten onderhouden; adressenlijst bijwerken aan de hand van het gastenboek.
  • Afspraken maken met mensen die niet op de opening waren.
  • Afspraken maken over het ophalen van niet verkocht werk; regel weer vervoer en verzekering daarvan.
  • Evalueer de organisatie en het verloop van de expositie met de betrokkenen.
  • Vergeet niet te posten op social media.