Stappenplan evenementenvergunning
Als je een muziek- of theaterfestival organiseert in de openbare ruimte, een film vertoont of een installatie bouwt, moet je in de meeste gevallen een evenementenvergunning aanvragen. Ook als je kort op straat speelt, als straatartiest, om je festival of voorstelling te promoten, heb je met plaatselijke regels te maken. De procedure is bepaald in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) en verschilt daarom per gemeente. Voor deze tekst hebben we Amsterdam als voorbeeld genomen.
Op deze pagina
Extra
1. Ga na of je een vergunning nodig hebt
In bijna alle gevallen (90% van de evenementen) is een evenementenvergunning nodig. Bij kleine evenementen is een melding bij het stadsdeel voldoende. Het gaat dan om evenementen die overdag plaatsvinden, waar nooit meer dan honderd bezoekers tegelijkertijd aanwezig zijn en die geen geluidsoverlast of verkeershinder veroorzaken. In Nederland mag je in ieder geval niet zomaar ergens op straat gaan staan om te spelen. Kijk daarom goed wat de voorwaarden zijn die horen bij jouw plannen, de tijd en de plek waar je wilt staan. De exacte voorwaarden vind je op de website van je gemeente. Voor het maken van filmopnamen heb je in principe geen vergunning nodig, maar je moet de opnamen wel altijd melden bij het betreffende stadsdeel.
Het melden van een evenement is gratis. Een evenementenvergunning kost geld, variërend van €980 voor een evenement tot 500 deelnemers tot €15.700 voor evenementen met meer dan 10.000 bezoekers. Soms heb je ook aanvullende vergunningen nodig zoals een tapontheffing of een watervergunning.
2. Vraag je vergunning op tijd aan
Op de website van de gemeente Amsterdam vind je een draaiboek en een formulier om de aanvraag te doen. Vraag een evenementenvergunning minimaal tien weken van tevoren aan. Bij een melding is twee weken voordat het evenement plaatsvindt voldoende. Voor evenementen met meer dan 2000 bezoekers moet je de aanvraag al veel eerder doen, minimaal 16 weken.
Vergunningen voor een evenement vraag je in Amsterdam aan bij de voorzitter van het stadsdeel, of bij de burgemeester als er meerdere stadsdelen betrokken zijn. Je kunt altijd een afspraak maken met de afdeling vergunningen bij het stadsdeel om je aanvraag voor te bespreken.
3. Waar houd je in je aanvraag rekening mee?
Bij de organisatie van een evenement spelen verschillende instanties en factoren een rol. Je moet rekening houden met voorschriften van politie en brandweer voor orde en veiligheid, met het regelen van verkeer en vervoer in een mobiliteitsplan, geluidsoverlast voorkomen en je moet onder andere zorgen voor voldoende EHBO-ers, toiletten en drinkwater. Afhankelijk van het soort evenement moet je ook nog een aparte object- of omgevingsvergunning aanvragen voor het plaatsen van bijvoorbeeld podia, etenskramen of verkeersborden, contact opnemen met Schiphol als je ballonnen oplaat of vuurwerk afsteekt, een watervergunning aanvragen via het omgevingsloket van Waternet of een ontheffing voor het schenken van alcoholische dranken regelen.
4. Wacht het verloop van de aanvraag af
Op basis van je aanvraag wordt advies ingewonnen bij politie, brandweer, geneeskundige hulp bij ongevallen en rampen, GVB, binnenwaterbeheer Amsterdam, beheer openbare ruimte bij het stadsdeel, bouw- en woningtoezicht, Dienst Milieu- en Bouwtoezicht en het Coördinatiestelsel (Evenementenlijst). In principe hoor je binnen zes weken de uitslag over je vergunningaanvraag, maar bij kleinere evenementen hoor je soms pas vlak tevoren of de vergunning verleend wordt, omdat belanghebbenden bezwaar kunnen aantekenen.
5. Communiceer met omwonenden
Als de vergunning verleend is moet de organisatie het evenement bekendmaken aan bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden door middel van een bewonersbrief.
6. De Arbowet en vrijwilligers
Houd bij de organisatie van een evenement ook rekening met andere voorschriften, zoals bijvoorbeeld de Arbowet. Als je met vrijwilligers werkt moet je zorgen dat ze verzekerd zijn voor aansprakelijkheid. Bij het werken met kinderen is een verklaring omtrent gedrag nodig, werkt de vrijwilliger achter de bar dan is een certificaat omtrent alcohol nodig. Vrijwilligers van buiten de EU hebben een werkvergunning nodig.