Stappenplan administratie opzetten

Iedereen die als zelfstandig ondernemer gaat beginnen, moet een administratie bijhouden. Als je je aanmeldt bij de Kamer van Koophandel is de kans aanwezig dat je bezoek krijgt van de fiscus. Een goede administratie opzetten en onderhouden doe je niet alleen ter controle voor de Belastingdienst: je houdt zo ook inzicht in je eigen financiële situatie en het bespaart tijd als je aangiftes moet doen.

1. Kasadministratie en kassabonnen

Zet een kasadministratie op in Excel (of gebruik een softwareprogramma). Je kunt je kasadministratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij je onderneming. Je moet er wel rekening mee houden dat je administratie de basis is voor je aangiften. Daarnaast moet de Belastingdienst je administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren en deze moet natuurlijk altijd volledig zijn.

Bewaar alle (kassa-)bonnen die je cash of per pinpas hebt betaald op volgorde van datum en neem ze op in je kasadministratie. De uitgaven moeten wel verband houden met het vak dat je uitoefent. Niet alle kosten zijn aftrekbaar.

2. Bewaar inkomende en (kopieën) van uitgaande facturen

Inkomende facturen zijn de rekeningen die jij (crediteur) moet betalen. Uitgaande facturen zijn de rekeningen die jij verstuurt naar jouw opdrachtgevers/klanten (debiteuren).

3. Bewaar alle bank- en giroafschriften

Het is niet verplicht om voor je onderneming een aparte zakelijke bank- of girorekening te openen, maar het is wel aan te raden. Zo zijn de privé-uitgaven en die van je onderneming beter te scheiden en makkelijker te controleren door de Belastingdienst.

4. Bewaar correspondentie

Bewaar alleen belangrijke correspondentie zoals bevestigingen van afspraken die je hebt gemaakt met een opdrachtgever; offertes van derden, correspondentie over deadlines/belangrijke data. Kortom, alle zaken die je op een later tijdstip nog eens nodig kunt hebben. Kopieën van zakelijke brieven die je zelf stuurt bewaar je ook. Als je met een mailing eenzelfde brief aan meerdere mensen stuurt, bewaar je een voorbeeldbrief en een lijst van geadresseerden.

5. Bewaar overeenkomsten/contracten/afspraken

Denk daarbij aan contracten, opdrachtbevestigingen en andere belangrijke afspraken met opdrachtgevers/klanten.

6. Bewaar polissen/verzekeringen

Zorg dat je alle belangrijke post over de afgesloten zakelijke verzekeringen bij elkaar hebt. Veelvoorkomende zakelijke verzekeringen zijn: zakelijke rechtsbijstandsverzekering, wettelijke aansprakelijkheidsverzekering voor beroep en bedrijf, inboedel- en opstalverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering.

7. Houd een urenadministratie bij

De Belastingdienst kan bij controle naar agenda’s en afsprakenboeken vragen. Houd daarom een urenadministratie bij van hoeveel uur jij en eventueel je fiscale partner aan het bedrijf besteden. Denk aan de tijd dat je kwijt bent aan administratie, promotie, research, studeren, optreden, etc. Sommige aftrekposten zijn namelijk afhankelijk van het aantal uur dat je aan de onderneming besteedt.

8. Maak een adressenbestand

Dit kan zo simpel of uitgebreid als je zelf nodig denkt te hebben. Het kan een adresboekje zijn, agenda of kaartsysteem, op papier of een database in de computer. Als je aan een grote database begint, bedenk dan welke gegevens je wilt invoeren en op welke gegevens je wilt kunnen selecteren.

9. Bewaar de administratie

Voor de wet moet je een administratie zeven jaar bewaren. Je hoeft niet alles direct voor het grijpen te hebben. Berg daarom aan het begin van het kalenderjaar de inhoud van de ordners die je het komende jaar niet meer nodig hebt op.