Stappenplan ensemble oprichten

In de wereld van de kamermuziek wordt veel in wisselende samenstellingen gespeeld. Was dit een succes en wil je dit vaker doen? Hoe richt je dan een ensemble op met hoge artistieke kwaliteit en interessante inhoud waarmee je kunt concurreren?

1. Maak een strategisch plan

Er zijn in Nederland ruim 1000 ensembles actief. Daarom is het zinvol om uiteen te zetten wat jij gaat toevoegen, welk verschil jij gaat maken met jouw ensemble en waarom jij denkt dat programmeurs jou gaan boeken en mensen naar jouw ensemble willen luisteren.

Zet je precieze doel uiteen in een ondernemingsplan. Beschrijf wat je precies gaat doen; wat voor soort ensemble richt je op (bijvoorbeeld een strijkkwartet of een piano trio) en welke werken ga je spelen (oude muziek of contemporain). Leg ook uit ‘waarom’ - wat de ideeën zijn achter deze keuzes. Zet uiteen wat voor soort activiteiten je gaat organiseren en waar. Beschrijf ook wat de positie van het ensemble is in het aanbod van kamermuziek, wat de sterke en zwakke punten zijn en welke concurrerende ensembles er zijn. Wat voeg jij toe en hoe onderscheid je je? Kortom; wat maakt jou ensemble uniek en urgent?

2. Breng de zakelijke kant op orde

Bepaal de ondernemingsvorm van je ensemble. De meeste ensembles zijn een stichting, dat is handig als je subsidies wilt aanvragen. De musici werken als zelfstandige en sturen facturen naar de stichting of worden verloond door de stichting of een verloningsbureau.

Maak onderling duidelijke afspraken en zet zoveel mogelijk op papier, eventueel in contractvorm. Hoe ga je de kosten en inkomsten verdelen? Voor hoe lang ga je met elkaar in zee? Maak afspraken die passen bij je ondernemingsplan.

Zet een (financiële) administratie op en maak een jaarbegroting of een begroting per project. Hierdoor krijg je inzicht in de kosten die je maakt en de inkomsten die daar tegenover moeten staan. Dit kan je helpen om je tarief te bepalen of aanvullende (project)subsidies aan te vragen.

3. Verdeel taken

Verdeel de taken die uit je ondernemingsplan voortkomen. Wie regelt de productionele zaken? Wie doet de administratie? Wie regelt de verzekeringen? Wie zorgt er voor de boekingen? Wie doet de marketing en publiciteit? Wie regelt het vervoer van en naar concerten? Er zijn taken die je kunt overwegen om uit te besteden.

Direct naar:

Verzekeren

Tussenpersonen

4. Maak een marketing en publiciteitsplan

Zet je ensemble in de markt en zorg dat je doelgroep weet dat je bestaat. Dit kan op allerlei manieren. Je maakt eerst een marketingplan en vervolgens een publiciteitsplan. Door het opstellen van deze plannen maak je je vervolgstappen concreet en weet je wat de invulling daarvan moet zijn. Denk aan het maken van bijvoorbeeld een website of een andere plek waar je je muziek en tourdata online zet (en het beeld en de tekst die je daarvoor nodig hebt). Ook bepaal je hoe je je sociale media kanalen gaat gebruiken en of je publiciteitsmiddelen nodig hebt, zoals bijvoorbeeld flyers.

Direct naar:

Marketing

Publiciteit

5. Regel concerten

Het is belangrijk dat je helder kunt omschrijven wat je precies aanbiedt en wat je uitstraling is. Vervolgens zoek je podia uit waar jouw ensemble goed in de programmering past. Doe dus onderzoek naar de verschillende podia. Naast de reguliere podia heb je nog andere opties: zoals optreden in een huiskamer, een museum of bij een kamermuziekvereniging. Check bij geschikte podia wie de programmeur is en benader deze met jouw aanbod en promotiemateriaal. Je kunt je aanbod eventueel afstemmen op een specifiek podium/publiek. Dan doe je een aangepast voorstel. Als je een organisatietalent bent, kun je er ook nog voor kiezen om een eigen podium te starten of eenmalig een locatie te huren. Een boeking (of zaalhuur) leg je schriftelijk vast met een contract.

Bij het organiseren van concerten is het handig om bij je eigen netwerk te beginnen; ken je mensen bij podia? Deze of andere ‘warme’ contacten kunnen je wellicht ook helpen bij de marketing en publiciteit.

Direct naar:

Podia

Netwerken