Faq hoe organiseer ik een tour?

Beantwoord met alle betrokkenen de volgende vragen: Wat is het doel voor het komende jaar en de daaropvolgende vijf jaar? Hoe vaak willen en kunnen jullie optreden per jaar? Hoe vaak moet je dan repeteren? Hoeveel tijd houdt iedereen over naast deze band of dit ensemble en is dat voor iedereen acceptabel? Houd er rekening mee dat je minstens zeven maanden voor het begin van je tour met het benaderen van de podia start. Het aanbod is namelijk groot en podia werken vaak ver van te voren aan de invulling van hun agenda. In theaters moet je vaak rekening houden met een jaar. Voorafgaand aan een bevestigde tour moet je een aantal dingen regelen of laten regelen door je boekingskantoor en/of tourmanager:

Financiële administratie en contracten
Als je net begint, werk je meestal met een gageverklaring (artiestenregeling). Met een vof, stichting, bv of eenmanszaak kun je een factuur sturen. Voor elk optreden stel je een contract op. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de drummer ziek is en je de zaaleigenaar met een volle zaal en gemaakte kosten (personeel, huur van techniek, etc.) laat zitten? In het contract staan de logistieke afspraken over het optreden, zoals de plek, datum, speeltijd, de riders en de financiële afspraken, zoals de hoogte van de gage en de betalingswijze. Ook staat er vaak een mediaclausule in het contract. Dat wil zeggen dat als je uitgenodigd wordt om op televisie of radio een optreden te doen, je hier zonder meer gebruik van kunt maken.

Begroting
In een begroting zet je alle kosten en inkomsten naast elkaar. De gages die je ontvangt, maar ook eventueel zelf moet uitbetalen, publiciteitskosten, afschrijvingen, reiskosten en kosten voor defecte apparatuur zijn vaak de belangrijkste punten. Middels merchandise, sponsoring en het geven van clinics kun je proberen extra inkomsten te verwerven.

Technische voorbereiding
De meeste beginnende bands hebben geen eigen geluids-, monitor- of lichttechnicus. Dan is het wel belangrijk om de zaaltechnicus van tevoren zo goed mogelijk voor te bereiden op jullie optreden. Stuur van tevoren een technische rider, een priklijst en een stageplot. Let op! Zorg ervoor dat de riders altijd integraal deel uitmaken van het contract. Dan heb je zwart op wit staan waaraan de zaal moet voldoen en wat je zelf meeneemt aan spullen en personeel.

Reisplan
Zorg dat je voor elk optreden een reisplan (itinerary) maakt met in elk geval tijden, showinformatie, wijze van vervoer, locaties en adressen, telefoonnummers van contactpersonen, etc. Een tourmanager (en een crew) die meegaan om alle randzaken als vervoer, apparatuur en contact met zalen te regelen is geen overbodige luxe, maar kost wel extra geld. Of je nu in eigen land of in het buitenland op tour gaat: plan van te voren goed hoe ver je kunt reizen tussen de optredens door, waar je gaat overnachten en wanneer je rustdagen inbouwt. Denk ook aan andere activiteiten die bij de tour horen zoals interviews voor de (lokale) radio.

Promotie
Als je uiteindelijk een tour hebt, hoe krijg je die zalen dan vol? Bouw een goede relatie op met je publiek/fans en denk goed na over hoe je hen kunt bereiken. Welke kanalen ga je gebruiken. Bereik je hen met een online campagne? Een poster die in de kroeg, kantine of op een lantaarnpaal hangt? Besef je goed dat bij een clubtour jouw inkomsten zijn gekoppeld aan de ticketverkoop, dus volle zalen zijn voor jouw een prettige situatie, net als voor het podium.

Ben je een supportact, ga er dan vanuit dat je financieel uiteindelijk niets zal overhouden aan de tour en blij mag zijn als je uit de kosten komt. Zie het als een waardevolle investering. Als supportact van een populaire band kun je voor volle zalen optreden en meer mensen bereiken dan wanneer je met je eigen naam optreedt. Wanneer de hoofdact ongeveer dezelfde muziekstijl speelt, levert het misschien ook nieuwe fans op.