Faq concert organiseren

Als je wilt weten hoe je een concert goed kunt organiseren, denk dan goed na over onderstaande onderwerpen en download de checklist ‘Tien P’s voor plannen’.

Plan: het doel bepalen

Waarom wil je een concert organiseren? Wat is de aanleiding? Check met alle betrokkenen wat je precies wilt bereiken en of het gewenste niveau haalbaar is. Denk ook na over wanneer en waar het concert plaats moet vinden. Wie is het publiek, welke muziek wordt er verwacht en hoe lang duurt het?

Planning: het juiste moment

Tijd is een cruciale factor bij het organiseren van een concert. Subsidies en de noodzakelijke vergunningen moeten maanden van tevoren aangevraagd worden. Daarnaast heb je tijd nodig voor de productie, repetities en publiciteit. Achteraf heb je tijd nodig voor nazorg. Denk aan je financiële administratie en afwikkeling, het verspreiden van recensies, foto’s en opnames en vergeet de agenda van je website niet aan te passen.

Direct naar:

Projectmanagement

Productie: benodigde faciliteiten

Naast de repetitie- en concertzaal kan er bij een grote productie behoefte zijn aan een kantoorruimte om allerlei zaken vooraf te regelen. Denk daarbij aan geluid, licht en decor; contracten (zaalhuur, huur apparatuur en arbeidscontracten); vergunningen (hinderwetvergunning, geluidsoverlast etc.) en publiciteit. Zorg ook voor een goede priklijst, rider en denk aan je personeel: moet je alles zelf regelen of is het een bestaande concertlocatie met eigen medewerkers? Zorg daarnaast voor vervoer en eventueel verzekeringen.

Pecunia: financiën

Maak een overzicht van alle kosten en de te verwachten inkomsten. Kosten betreffen voornamelijk de honoraria en gages, techniek, verzekeringen, zaalhuur, vergunningen, publiciteit en overige productiekosten. Bij inkomsten kun je denken aan: verwachte aantal betalende bezoekers, subsidies, sponsoring, merchandise en horeca. Houdt goed in de gaten dat je je budget niet overschrijdt.

Praten: organisatie en communicatie

Zorg dat alle betrokkenen weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Spreek af wie de artistieke eindverantwoordelijkheid heeft; wie de contactpersoon voor zaal en bandleden is; wie de contracten tekent, het budget in de gaten houdt en betalingen doet, wie vervoer en faciliteiten regelt en wie zorgt voor promotie.

Promotie: publiciteit

Begin tijdig met de promotie van je concert. Ongeveer zes weken voor het concert is een goede richtlijn, maar dit verschilt natuurlijk per concert, podium en medium. Zoek uit wat de deadlines zijn voor de pers, bijvoorbeeld voor concertagenda’s, zodat je optimaal gebruik kunt maken van free publicity. Zorg daarnaast voor een Electronic Press Kit (EPK) met biografieën van verschillende lengtes en in verschillende talen. Op een poster of flyer is bijvoorbeeld een biografie van één zin gewenst, terwijl voor een website of de krant een uitgebreide biografie wenselijk is. Persfoto’s lever je altijd in verschillende formaten aan, zodat een redactie of webmaster zelf kan kiezen uit bijvoorbeeld een horizontale of verticale afbeelding. Voeg ook een Youtube-, Spotifylink of andere verwijzing naar jouw online muziek toe. Denk tot slot aan je netwerk: nodig de mensen uit die voor jouw carrière van belang kunnen zijn.

Direct naar:

Marketing