Faq hoe organiseer ik een concert?
Wat is de aanleiding om een concert te organiseren? Check met alle betrokkenen wat je precies wilt bereiken en of het gewenste niveau haalbaar is. Denk ook na over wanneer en waar het concert plaats moet vinden. Wie is het publiek, welke muziek wordt er verwacht en hoe lang duurt het?
Planning
Een slimme planning is cruciaal bij het organiseren van een concert. Subsidies en de noodzakelijke vergunningen bij buitenconcerten moeten soms maanden van tevoren aangevraagd worden. Daarnaast heb je tijd nodig voor de productie, repetities en publiciteit. Achteraf heb je tijd nodig voor nazorg. Denk aan je financiële administratie en afwikkeling, het verspreiden van recensies, foto’s en opnames en vergeet de agenda van je website en sociale media niet aan te passen. Wat en wanneer je dat moet regelen hangt uiteraard ook af van waar je speelt: regel je alles helemaal zelf voor een eenmalig optreden? Treed je op een festival op, of op een showcase event zoals de Kamermuziekdag of ESNS/Noorderslag?
Direct naar:
Benodigde faciliteiten en team
Naast de repetitie- en concertzaal kan er bij een grote productie behoefte zijn aan een kantoorruimte om allerlei zaken vooraf te regelen. Denk daarbij aan geluid, licht en decor; contracten (zaalhuur, huur apparatuur en mensen); vergunningen (hinderwetvergunning, geluidsoverlast etc.), catering en publiciteit. Zorg ook voor een goede priklijst, rider en denk aan de mankracht: moet je alles zelf regelen of is het een bestaande concertlocatie met eigen medewerkers? Zorg daarnaast voor vervoer en check verzekeringen.
Taakverdeling
Zorg dat alle betrokkenen weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Spreek af wie de artistieke eindverantwoordelijkheid heeft; wie de contactpersoon voor zaal is, wie de communicatie met de band-, ensemble- of orkestleden verzorgt, wie de contracten tekent, het budget in de gaten houdt en betalingen doet, wie vervoer en faciliteiten regelt en wie zorgt voor promotie.
Begroting
Maak een overzicht van alle kosten en de te verwachten inkomsten. Kosten betreffen voornamelijk de honoraria en gages, auteursrechten, beveiliging, techniek, verzekeringen, zaalhuur, vergunningen, publiciteit, catering en overige productiekosten. Bij inkomsten kun je denken aan: verwachte aantal betalende bezoekers, subsidies, sponsoring, merchandise en horeca. Houd goed in de gaten dat je je budget niet overschrijdt.
Direct naar:
Promotie
Begin tijdig met de promotie van je concert. Ongeveer drie maanden voor het concert is een goede richtlijn, maar dit verschilt natuurlijk per concert, podium en medium. Maak ook onderscheid tussen een online- en offlinecampagne.
Start met de promotie naar je bestaande fans. Benader ze bijvoorbeeld via een e-mailcampagne of sociale media. Zo geef je je fans als eerste de gelegenheid een kaartje te kopen voor jouw concert. Dit zorgt meteen voor mond-tot-mond reclame waarbij jouw fans als ambassadeurs fungeren!
Wellicht heeft jouw concert een overkoepelend thema, bijvoorbeeld je nieuwe album. Maak dan op sociale media een aankondiging (eventueel met betaalde promotie), show je artwork of bespreek de thematiek. Alles om jouw evenement in een bredere context te plaatsen en de kans te vergroten dat jouw (nieuwe) fans een kaartje kopen.
Zoek daarnaast uit wat de deadlines zijn voor pers, blogs en andere geschreven media, bijvoorbeeld voor concertagenda’s, zodat je optimaal gebruik kunt maken van free publicity. Zorg daarnaast voor een Electronic Press Kit (EPK) met biografieën van verschillende lengtes en in verschillende talen. Op een poster of flyer is bijvoorbeeld een biografie van één zin gewenst, terwijl voor een website of de krant een uitgebreide biografie wenselijk is. Persfoto’s lever je altijd in verschillende formaten aan, zodat een redactie of webredacteur zelf kan kiezen uit bijvoorbeeld een horizontale of verticale afbeelding. Voeg ook een link toe naar jouw muziek online. Denk tot slot aan je netwerk: nodig de mensen uit die voor jouw carrière van belang kunnen zijn.
Nazorg
Na afloop van het concert het van belang om goed te evalueren. Wie zijn er gekomen, heb je meer followers op je sociale media en/of heb je meer inschrijvingen voor je nieuwsbrief gekregen? Bedank de podia waar je hebt gespeeld en geef aan dat je graag nog een keer wilt terugkomen. Archiveer foto’s, filmpjes en andere content zodat je dit kunt gebruiken in een later stadium. Denk aan een aftermovie of misschien heb je audiosporen die je kunt uitbrengen? Maak ook de financiële balans op: heb je geld verdiend, wat is duurder uitgevallen en wat goedkoper?