Boekhouding

De Belastingdienst stelt geen eisen aan hoe jouw boekhouding eruit ziet. Je kunt je boekhouding dus inrichten en bijhouden op een manier die past bij je onderneming. Houd er wel rekening mee dat je boekhouding de basis is voor je aangiften, dus richt deze daarop in. Daarnaast moet de Belastingdienst je administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren en deze moet natuurlijk altijd volledig zijn. Je bent verplicht je boekhouding zeven jaar te bewaren. In deze periode mag de Belastingdienst je aangiftes controleren. De volgende onderdelen zijn verplicht:

• In je boekhouding vermeld je alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Dit wordt ook wel het ‘Grootboek’ genoemd. Het is praktisch dit in te delen per kwartaal als je ook btw-aangifte doet.
• Je houdt bij van wie jij nog geld krijgt (debiteurenadministratie) en wie nog geld van jou moet ontvangen (crediteurenadministratie). Denk hierbij aan openstaande facturen en leningen.
• Verkoop je producten? Dan houd je ook een voorraadadministratie bij. Dit doe je door een keer per jaar al je voorraad te inventariseren. De waarde van je voorraad is onderdeel van je boekhouding.

Bedrijfsmiddelen afschrijven
Als je bedrijfsmiddelen koopt die langer dan één jaar meegaan en die duurder zijn dan €450, dan schrijf je die af over meerdere jaren. Denk aan een laptop of andere kostbare apparatuur. Dat betekent dat je die kosten niet in één keer van je winst mag aftrekken. Je kunt wel de btw over die aanschaf terugvorderen bij de eerstvolgende btw-aangifte. Houd bij in welk jaar je welk bedrijfsmiddel hebt aangeschaft, wat de waarde is en in hoeveel jaar je de kosten excl. btw afschrijft van je winst.

Aan het einde van een kalenderjaar sluit je het boekjaar af. In principe zijn bedrijven verplicht een jaarrekening op te maken en te deponeren bij de KVK, maar voor zelfstandigen met een eenmanszaak wordt een uitzondering gemaakt. Normaliter bestaat een jaarrekening uit de winst- en verliesrekening, de balans en een toelichting. De toelichting bestaat uit een interpretatie en evaluatie van de cijfers. De jaarrekening is door derden op te vragen bij de KVK. Als zelfstandige maak je alleen de winst- en verliesrekening op en een balans, omdat je deze nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting. Deze wordt niet openbaar en je hoeft deze nergens te deponeren.

De winst- en verliesrekening
Richt je boekhouding, je grootboek, zo in dat deze automatisch een winst- en verliesrekening uitrekent. Dit doe je door de baten (inkomsten) en lasten (uitgaven) exclusief btw van het hele kalenderjaar tegen elkaar weg te strepen. Je houdt een verlies of winst over.

De balans
De balans is een momentopname om het vermogen in je onderneming te bepalen. De balans opmaken van je onderneming kun je op ieder moment doen, maar voor je aangifte inkomstenbelasting doe je dit aan het eind van het kalenderjaar. Zie onderaan het Stappenplan balans opmaken, in de tab Tools.

De aangiftes omzetbelasting
Heb je een btw-nummer ontvangen en maak je geen gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan voer je een administratie voor de omzetbelasting. Hiervoor doe je per kwartaal aangifte omzetbelasting.

Bij de aangifte vermeld je je omzet exclusief btw en daarnaast de btw die je berekend hebt over deze omzet. Let op dat je de omzet die belast is met 21%, 9% of 0% btw bij de juiste regel invult. Vrijgestelde omzet hoef je niet te vermelden bij de btw aangifte. Aan het eind van de aangifte voer je de voorbelasting in. Dat is de btw over de kosten die je hebt gemaakt. Het verschil tussen de btw over je omzet en de voorbelasting bepaalt of je geld terugkrijgt of moet betalen. Als je omzet in de EU hebt gemaakt, moet je ook het formulier intracommunautaire prestaties (Opgaaf ICP) invullen. 

Door in- en exclusief btw bedragen op te nemen in je boekhouding kun je gemakkelijk de informatie voor deze aangiftes opzoeken. Zie het voorbeeld boekhouding.

Je grootboek bijhouden (dus je inkomsten en uitgaven noteren) is goed zelf te doen. Het opstarten van een boekhouding vraagt de eerste keer wat aandacht. Je kunt gebruik maken van het voorbeeld in Excel (onderaan deze pagina in de tab Downloads) of gebruik maken van een boekhoudprogramma. De winst- en verliesrekening kan makkelijk uit je boekhouding komen als resultaat. Dit is geen lastige rekensom.

Aangiftes
De aangiftes omzetbelasting zijn niet erg ingewikkeld en de Belastingdienst legt goed uit welke bedragen van jou gevraagd worden. Het kan ook fijn zijn een eerste aangifte samen met iemand te doen die dit vaker gedaan heeft.

Bij het opmaken van de balans en de aangifte inkomstenbelasting komt meer kijken. Het doen van de aangifte wordt uitgelegd door de Belastingdienst en kun je stap voor stap invullen. Neem de tijd hiervoor of doe het met iemand samen. Je kunt de Belastingdienst bellen als je iets niet begrijpt. Als je lid bent van een vakbond of beroepsvereniging kun je daar vaak ook advies vragen. Je kunt het opstellen van een jaarrekening, de balans en jaarlijkse aangifte ook uitbesteden aan een boekhouder. Dit kun je ook alleen het eerste jaar doen, zodat je inzicht krijgt in hoe dit moet.

Boekhoudprogramma’s combineren vaak verschillende functies en gaan vaak net een stapje verder dan alleen het noteren van de inkomsten en uitgaven. Denk aan het opmaken van offertes en facturen, een koppeling met je bankzaken en een urenregistratie. De boekhoudsoftware van Informer, GnuCash, Gekko en e-Boekhouden zijn gratis te downloaden of te testen. Er zijn ook veel betaalde boekhoudprogramma’s. De kosten hiervan kun je opgeven als beroepskosten. 

Let erop dat je als ondernemer je boekhouding zeven jaar moet bewaren van de Belastingdienst. Zorg er dus voor dat de apps die je gebruikt betrouwbaar zijn, dat je gegevens goed worden opgeslagen en dat je ze zelf ook downloadt of exporteert en goed opslaat. Bewaar altijd zelf de originele facturen/bonnen en contracten.