Bedrijfsadministratie
Iedereen die als zelfstandige werkt en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, houdt een bedrijfsadministratie bij. Een goede administratie opzetten en onderhouden doe je niet alleen omdat de Belastingdienst dat vraagt: je houdt zo ook inzicht in je eigen situatie. Waar bestaat een bedrijfsadministratie uit?
Boekhouding
De boekhouding is je financiële administratie. Hierin houd je je inkomsten en uitgaven bij. Onderdeel van je boekhouding is het bewaren van inkomende en (kopieën) van uitgaande facturen. Bewaar ook je bonnen (ook als je deze scant), want een belastingcontroleur moet de echtheid kunnen controleren. Daarnaast bewaar je bank- en giroafschriften of zorg je dat internetbankieren toegankelijk blijft gedurende de bewaarplicht van zeven jaar.
Boekhoudprogramma
Je kunt een boekhouding opzetten en onderhouden in Excel (zie voorbeeld in Downloads) of een boekhoudprogramma gebruiken. Deze boekhouding is de basis voor je aangiftes inkomstenbelasting en omzetbelasting.
Aparte rekening?
Het is niet verplicht om voor je eenmanszaak een aparte zakelijke bankrekening te openen, maar het is wel aan te raden. Zo zijn de privé-uitgaven en die van je onderneming beter te scheiden. Dat is makkelijker voor jouw administratie en bij een controle ook eenvoudiger voor de Belastingdienst. De kosten van een rekening voor je eenmanszaak zijn beroepskosten en dus aftrekbaar.
Direct naar:
Belangrijke documenten
Contracten
Bewaar contracten, opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden en andere belangrijke afspraken met opdrachtgevers/klanten.
Correspondentie
Bewaar belangrijke correspondentie, zoals bevestigingen van afspraken die je hebt gemaakt met een opdrachtgever, offertes van derden en/of correspondentie over deadlines. Kortom, alle zaken die je op een later tijdstip nog eens nodig kunt hebben. Bewaar ook je eigen correspondentie.
Verzekeringen
Bewaar polissen en bevestigingen over afgesloten zakelijke verzekeringen. Veelvoorkomende zakelijke verzekeringen zijn: zakelijke rechtsbijstandsverzekeringen, zakelijke aansprakelijkheidsverzekeringen en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen.
Direct naar:
Urenadministratie
De Belastingdienst kan bij controle naar agenda’s en afsprakenboeken vragen. Houd daarom een urenadministratie bij van hoeveel uur jij en eventueel je fiscale partner aan het bedrijf besteden. Denk ook aan de tijd die je kwijt bent aan administratie, promotie, onderzoek én je reistijd.
Een urenadministratie doet ertoe wanneer je aan het urencriterium wilt voldoen. Sommige aftrekposten voor zelfstandigen zijn namelijk afhankelijk van het aantal uur dat je aan jouw onderneming besteedt.
Bewaarplicht
Voor je bedrijfsadministratie heb je een bewaarplicht van zeven jaar. In deze periode mag de Belastingdienst je administratie controleren.