Er bestaan honderden particuliere en overheidsfondsen in Nederland. Onderzoek welke organisaties een doelstelling en doelgroep hebben die aansluit bij jou en je plannen. Je kunt soms meerdere fondsen aanschrijven.

Als je een selectie van fondsen hebt gemaakt, let dan op de deadlines voor de aanvragen. Voor de algemene planning geef je aan welke logische fasen je binnen het project kunt onderscheiden, welke hoofdactiviteiten er in elke fase uitgevoerd moeten worden en hoelang dat duurt. Geef ook aan wanneer je uitslag van de aanvraag verwacht en bij toekenning wanneer de verantwoording verstuurd moet worden.

- a: bepaal de kosten
Ook als een project nog in de kinderschoenen staat wil de subsidiënt een uitgewerkte begroting. Overdrijf niet maar begroot reële kosten. Maak voor jezelf wel twee scenario’s: één voor de subsidiënt waarin je genoeg geld hebt om alles te doen wat je wilt en een 'afgeslankte' versie dat uitgaat van het minimum bedrag waarvoor je het plan nog kan realiseren.

- b: bepaal de inkomsten
Tegenover de begroting van de kosten staat het dekkingsplan, oftewel de inkomsten uit bijvoorbeeld entreegelden, andere subsidiënten, donaties, sponsoring, merchandising en coproductie.

- c: bepaal het bedrag dat je gaat vragen
Zoek ook uit hoeveel een fonds in principe maximaal bijdraagt. Soms is dat een percentage van de totale kosten, soms een vast bedrag. Vraag altijd een concreet bedrag. 

Indien een fonds standaardformulieren heeft, vul het goed en compleet in. Pas de aanvraag aan bij elk fonds en let goed op de eisen die gesteld worden. Wees duidelijk en beknopt. Neem contact op met een fonds als iets je niet duidelijk is. Uit de totale aanvraag moet blijken wat er waarom geproduceerd gaat worden, hoe, door wie, voor wie, wanneer, waar, hoelang, hoeveel het kost en hoe deze kosten worden gedekt.  

- a: beschrijf de inhoud
Het basisconcept moet een duidelijk beeld geven van het artistieke resultaat van je plannen en wat je ermee wilt. Het is daarom de kern van je aanvraag.
Begin je aanvraag concreet. Beschrijf jouw persoonlijke motivatie. Idee, voorgeschiedenis en inspiratiebronnen beschrijf je ook, maar houd het zakelijk.

- b: maak een verzorgd pakket
Toelichtingen, uitwerkingen, begroting en planning horen in de bijlagen thuis. Alleen de essentie van deze stukken neem je op in de aanvraag zelf, onder verwijzing naar de betreffende bijlage. Maak een heldere lay-out en zorg dat het pakket compleet is, alles er verzorgd uitziet en snel teruggevonden kan worden.

Is de subsidie toegekend, houd de subsidiënt dan op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen. Als de begroting in je aanvraag sterk is gewijzigd, moet je dat laten weten. Meestal mag je kosten uit het ene hoofdelement van de begroting niet verschuiven naar het andere. Wil je dat toch doen, overleg dan tijdig om problemen bij de afrekening te voorkomen.
Nodig de subsidiënt uit voor publieke bijeenkomsten zoals openingen en premières indien van toepassing. Denk ook aan vermelding van de subsidiegever in publiciteitsmateriaal.

Achteraf moet je het gebruik van de subsidie nog verantwoorden. Soms wordt om een accountantsverklaring gevraagd. Zorg dat je een goede administratie hebt bijgehouden en bewaard.