Voordat je aan de productie begint moet helder zijn wat je wil maken en met wie. Pas dan kun je een goede planning en taakverdeling maken en over de volgende stappen beslissen.

Als de kosten hoger zijn dan de te verwachten inkomsten van de voorstelling, denk dan aan de volgende financieringsmiddelen:

• Subsidies
  Vraag subsidies aan bij diverse culturele fondsen. Speel je voor/met een speciale doelgroep, op locatie of kunstenaars uit andere disciplines, benader dan ook fondsen met een niet-culturele doelstelling of voor andere disciplines.
• Sponsors en donaties
  Maak een sponsorplan: welke bedrijven hebben mogelijk interesse hebben in de voorstelling, en wat kun je bieden? Inventariseer wat in materiaal of geld gesponsord kan worden. Denk ook aan crowd funding.
• Coproducenten
  Zoek uit of je de voorstelling kunt coproduceren met een werkplaats, productiehuis, festival of theater. Kijk of jouw project mogelijk aansluit bij plannen van deze organisaties of informeer naar hun wensen. Coproducenten hebben niet altijd extra financiële middelen, maar nemen werk uit handen, helpen met materiële middelen, én bieden een goede premièreplek.
• Eigen inbreng
  Bekijk of je eigen geld kunt inbrengen. Dat kan ook in tijd, om salariskosten te besparen. Ook stagiaires en vrijwilligers werken zonder salaris.

• Maak een planning
  Let in de voorbereidende fase op de beschikbaarheid van medewerkers, deadlines voor subsidieaanvragen en toekenningen en de verkoop van de voorstelling. Maak daarna een planning voor de repetitieperiode, generale periode en speelperiode. Plan wie wanneer op welke dagen en tijden beschikbaar moet zijn.
• Stel de begroting op
  Specificeer ten minste personeelskosten (salarissen, sociale premies, pensioenpremies, onkostenvergoedingen, séjours, honoraria); huisvesting- en bureaukosten; voorstellings- en productiekosten (decor, kostuums, etc.); kosten publiciteit, promotie en educatie. Als je subsidie aanvraagt, zoek dan eerst uit of de begroting in een bepaald model moet staan. Bepaal je definitieve budget later op basis van de vastgestelde subsidies.
• Zorg voor speelplekken: verkoop de voorstelling
  Als je de verkoop niet uitbesteedt aan een theaterbureau of impresariaat zorg dan dat je weet in welke periode boekingsafspraken gemaakt worden. Maak een seizoen van tevoren een lijst van geschikte speelplekken en zorg dat programmeurs tijdig goede verkoopinformatie hebben.
• Maak publiciteit
  Maak een planning vanaf de voorbereidingsfase tot aan de laatste voorstelling alles wat je gaat inzetten om aandacht te krijgen van publiek en pers. Maak gebruik van het netwerk van je spelers en stem je publiciteit af op het soort publiek en het soort speelplekken. Werk je op een bijzondere locatie dan kun je andere belanghebbenden zoals gemeente, projectontwikkelaar of VVV medewerking vragen.
• Organiseer boekhouding en personeelszaken
  Zorg de boekhouding en alles wat met werkgeverschap te maken heeft goed geadministreerd en geregeld is. Leg alle zakelijke afspraken, met medewerkers, leveranciers en theaters, goed vast. Regel dat er een zakelijk leider of een administratiekantoor is voor het financieel management. Let ook op de eisen die de Belastingdienst en financiers stellen aan de administratie.

• Leg de afspraken met speelplekken vast  
  Maak contracten waarin afspraken staan m.b.t. data, aanvangstijden, uitkoopsom of verdeling van recettes, vrijkaartjes, aankomsttijden technici en acteurs, publiciteit, technische assistentie en welke apparatuur door het theater wordt geleverd. Stuur ook een RIE (Risico Inventarisatie en Evaluatie) van de productie op.
• Maak een speellijst en reisschema   
  Maak voor iedereen een speellijst met data, adressen en aanvangstijden (van decoropbouw tot vertrek) van de tournee. Vermeld contactgegevens van de theaters. Leg voor de spelers de afspraken over het vervoer vast: vervoermiddel, vertrektijd, plaats, overnachting etc.
• Regel vervoer en verzekeringen  
  Regel ruim van tevoren het vervoer van het decor, kijk welke constructie de beste kortingen oplevert. Zorg ook voor voldoende verzekering van decor en inzittenden.
• Zorg voor publiciteit tijdens de tournee   
  Zorg dat het theater op tijd beschikt over voldoende foto's, flyers en affiches. Informeer tijdig naar de kaartverkoop, zodat je actie kunt ondernemen wanneer er te weinig is verkocht. Overleg met het theater wat je samen kunt doen om meer publiek te trekken.

• Maak een eindverslag en afrekening
  Als je subsidie hebt ontvangen is dat vaak een voorwaarde van de subsidiënt. Ook als het niet verplicht is, is het nuttig om te doen. Alles wat je vastlegt kun je zelf bij een volgende voorstelling weer gebruiken als handleiding of hulp bij subsidieaanvragen.
• Evalueer het productieproces
  Bespreek alle goede en verbeterpunten met alle medewerkers, de werkplaats, productiehuis of impresariaat. Heel belangrijk voor je netwerk: bedank iedereen die je op de een of andere manier heeft geholpen.
• Maak afspraken voor de volgende voorstelling   
  Maak afspraken voor een nieuwe voorstelling met medewerkers waarmee je weer wil werken. Informeer ook al de theaters waar je met succes hebt gespeeld.