Je wilt een concert, voorstelling of presentatie organiseren, hoe doe je dat?

Het juiste moment
Tijd speelt een cruciale rol bij het organiseren. Alle musici en overige medewerkers moeten kunnen en het moet een geschikt moment zijn voor je publiek. Subsidies en vergunningen moeten maanden van te voren aangevraagd worden. Vooraf moet er ook tijd zijn voor repetitie’s, overleg en publiciteit. Achteraf heb je tijd nodig voor nazorg, zoals bijvoorbeeld voor het verspreiden van recensies, foto’s en opnames. Denk ook aan het aanpassen van je website.

Benodigde faciliteiten
Naast de repetitie- en concertruimte kan er behoefte zijn aan kantoorruimte om allerlei zaken vooraf goed te kunnen regelen. Denk daarbij aan geluid, licht en decor; contracten (zaalhuur, huur geluidsapparatuur en arbeidscontracten); vergunningen (hinderwetvergunning, geluidsoverlast etc.) en publiciteit (denk aan deadlines voor pers en media). 

Financiën
Middels een begroting krijg je alle kosten en de te verwachten inkomsten op een rijtje. Kosten betreffen voornamelijk de honoraria, verzekeringen, huur, vergunningen, en publiciteit. Qua inkomsten kun je denken aan: verwachte aantal betalende bezoekers, subsidies, sponsoring, merchandise en horeca. Houdt goed in de gaten dat je je budget niet overschrijdt.

Nagestreefde kwaliteit
Het niveau dat je wilt bereiken bepaalt grotendeels je organisatie. Check met alle betrokkenen of het gewenste niveau haalbaar is. Stem je kosten en planning af op dit streven en bouw evaluatiemomenten in.

Organisatie en communicatie
Het is belangrijk dat iedereen weet wat de taakverdeling is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie heeft de artistieke eindverantwoordelijkheid? Wie communiceert bijvoorbeeld alle relevante informatie naar de betrokkenen? Wie tekent de contracten? Zorg dat de belangrijkste contactpersonen bereikbaar zijn, per telefoon, post en e-mail.