De begroting op basis waarvan je geld gaat werven is altijd een globale begroting. Groepeer alle te verwachten kostenposten in hoofdkostensoorten. Alleen de belangrijkste onderdelen daarbinnen vermeld je afzonderlijk. Neem in een begroting ook de indirecte kosten op. Als je hiervoor geen bedragen gerekend worden, vermeld dan dat bijvoorbeeld locatie- of kantoorkosten voor rekening van een derde komen.
Maak je de begroting voor een subsidieaanvraag, kijk dan eerst of je gebruik moet maken van een standaardformulier. Soms zijn daar standaardbedragen of percentages in opgenomen en het kan als checklist voor jezelf dienen. 

Laat zien hoe je aan de bedragen komt, bijvoorbeeld cao-lonen, opgevraagde offertes, richtprijzen of ervaringscijfers. Schat de te maken kosten zo realistisch mogelijk in. Een bedrag gebaseerd op een offerte van een leverancier is vrij ‘hard’. Richtprijzen zijn dat al minder, ervaringscijfers nog minder. Pro memorie (pm) posten geven aan dat er nog niets over kan worden gezegd. Dit zijn uiteraard risicovolle posten. Neem ook een post ‘onvoorzien’ op in de begroting.

Twee bijzondere kostensoorten: 
- Medewerkers: Voor je project kun je mensen een opdracht geven of in dienst nemen. Als je iemand in loondienst neemt moet jij als werkgever bovenop het brutoloon nog de premies afdragen. Zorg dat je goed op de hoogte bent van deze kosten. Let er ook op dat je mensen die in dienst gaan lang genoeg in dienst neemt, dus ook voor bijvoorbeeld de repetitieperiode.

- Duurzame apparatuur: Maar weinig subsidiënten verstrekken geld voor aanschaf van duurzame apparatuur. Is subsidie op aankoop niet mogelijk, dan kun je wel (een deel van) de huurprijzen vragen. Geef dan wel aan dat het om een aandeel in de aanschafkosten gaat!

Zet alle verwachtte inkomsten onder elkaar. Tel aangevraagde subsidies, inkomsten uit verkoop, etc. bij elkaar op. De totale inkomsten vormen het dekkingsplan van de begroting.  

Wees voorzichtig met het begroten van inkomsten. Zorg wel dat je de bedragen kunt beargumenteren. Met een goed plan ben je nog niet verzekerd van goede inkomsten uit verkoop, merchandising, etc. Subsidiënten zijn doorgaans niet bereid om ontstane tekorten achteraf alsnog te financieren.

Omdat de financiering meestal lang voor de start van een project moet worden geregeld, moet de eerste begroting ook al lang van tevoren worden opgesteld. Maak een optimistisch scenario, waarin je zoveel geld hebt, dat je alles kunt doen wat je zou willen en een pessimistisch scenario dat uitgaat van minimale kosten. De wensbegroting maakt deel uit van een subsidieaanvraag of sponsorverzoek. 

Een minimale begroting is belangrijk als er onverhoopt weinig geld beschikbaar komt. Durf een project af te blazen als er onvoldoende geld is. Besef dat je bij een financieel fiasco nog lange tijd na het project bezig bent schuldeisers, Belastingdienst etc. tevreden te stellen en puin te ruimen.

Met een goed plan en een sluitende begroting benader je financiers. Als je minder krijgt dan verwacht klopt de begroting niet meer. De toezeggingen van de financiers bepalen, samen met de eventuele (publieks)inkomsten die je verwacht, hoeveel geld er beschikbaar is voor het project. Dit bedrag is nu een taakstellend budget geworden. Aan de hand daarvan bepaal je opnieuw de kosten van elk onderdeel. Het totaalbedrag moet uiteraard vallen binnen het budget dat tijdens het project goed bewaakt moet worden.