Projectmanagement is het tegelijkertijd sturen en bewaken van alle processen die nodig zijn om tot een goed eindresultaat te komen. De artistieke kwaliteit van je werk is vanzelfsprekend een belangrijk aandachtspunt. Denk ook aan praktische zaken: goed projectmanagement zal de kwaliteit alleen maar ten goede komen.

Een dansproject realiseren
Als danser/choreograaf ben je op allerlei manieren bezig met dans: je speelt in een gezelschap, maakt nieuwe stukken of geeft les als docent. Vaak begint het met een leuk idee. Dat moet dan uitgewerkt worden tot een heldere planning, begroting, subsidieaanvraag etc. Als je van dans je beroep wil maken, komt daar ook veel organisatie bij kijken.

Hoe pak je het aan?
Werk eerst je ideeën uit tot een concept. Stel dan een plan van aanpak op. Om de juiste middelen bij elkaar te krijgen moet je het project goed presenteren. Afhankelijk van de omvang heb je te maken met het regelen van financiering, medewerkers, verkoop, of productie. Deze onderwerpen kom je ook tegen in de stappenplannen een dansvoorstelling produceren en een dansgezelschap oprichten. Voor dansdocenten is er ook informatie over een dansproductie maken op je eigen dansschool. 

Tijdsplanning
Bedenk hoeveel tijd je nodig hebt voor de verschillende fases van het project. Hoe lang duurt een bepaalde taak, wie gaat dat doen en wat zijn de consequenties voor de voortgang als de planning niet gehaald wordt? Maak een tijdsplanning waarin duidelijk wordt wat wanneer gedaan of bekend moet zijn. Denk aan de sluitingsdatum voor een subsidieaanvraag, deadlines voor theaterprogrammeurs en de beschikbaarheid van medewerkers.

De volgende artikelen kun je downloaden: een maandplanning, het bouwrooster voor een voorstelling en de planning van de publiciteit.

Productie en faciliteiten
Wat moet er allemaal georganiseerd worden? Welke faciliteiten moet je regelen? Beschik je al over een werkruimte of moet je nog repetitieruimte huren? Bedenk of je de productie zelf gaat doen, of dat je het liever uitbesteedt aan een productieleider. In beide gevallen moet je iets over het productieproces weten. Gebruik de paklijst als hulpmiddel bij de productionele zaken. Theaters willen tijdig een technische lijst en productie risico-inventarisatie van je voorstelling ontvangen.

Budget en budgetbewaking 
Maak een projectbegroting en zorg dat je weet of je voldoende inkomsten ontvangt voordat je grote financiële verplichtingen aangaat. Bewaak het  budget goed tijdens de uitvoerende fase van je project. Je vindt verschillende begrotingsmodellen op de pagina geldzaken.

Medewerkers en taakverdeling
Zorg dat alle taken zijn verdeeld en verwachtingen zijn uitgesproken. Heldere communicatie over taakverdeling en verantwoordelijkheden is heel belangrijk. Weet je al wie er verder aan mee gaan werken? Zijn de contracten opgesteld? Ben je je bewust van je verplichtingen als werkgever? Verloopt de samenwerking naar wens? Maak gebruik van een taakoverzicht. Zie verder werk en contracten in de rubriek recht & contracten.

Communicatie
Bedenk wie wat wanneer moet weten. Duidelijke communicatie is op alle fronten van groot belang. Je moet je plannen kunnen presenteren aan potentiele geldschieters en medewerkers. Ook leveranciers willen weten wat er van hen verwacht wordt. Een juiste benadering van het publiek is uiteraard heel belangrijk. Onder marketing vind je hier meer informatie over.

zie ook: