Bedenk goed wat je wilt vertellen. Waarom moet een krant of tijdschrift aandacht aan jouw project besteden? De nieuwswaarde kan per krant of tijdschrift verschillen.

Benader kranten, tijschriften en websites van tevoren om te informeren naar wie je je persbericht kunt sturen. Je kunt dan ook aanbieden om beeldmateriaal of een curriculum vitae mee te sturen.

 - a: bedenk de kop
Geef duidelijk aan dat het om een persbericht gaat door bovenaan 'PERSBERICHT' te zetten. Voeg hier ook de verzendplaats en datum aan toe. Schrijf een bondige kop die de essentie van het persbericht bevat. Maak de kop actief door een werkwoord in de tegenwoordige tijd te gebruiken. Bijvoorbeeld: Jazztalent strijdt om Keep an Eye Jazz Award (niet Keep an Eye Jazz Award 2009).

Over het algemeen worden persberichten gelezen als een omgekeerde piramide: de kop leest iedereen, de eerste alinea al minder en bijna niemand leest de hele tekst. Hoe verder in de tekst, hoe minder lezers overblijven.

- b: schrijf een duidelijke lead
De eerste en belangrijkste alinea (de lead) moet alle relevante informatie bevatten in vijftig woorden. Hierin vertel je wie, wat, waar en wanneer, zodat de lezer meteen weet waar het over gaat. De kop en lead samen verleiden de lezer tot verder lezen.

- c: formuleer de basistekst
De rest van de tekst is achtergrondinformatie. Hierin kun je uitweiden over het hoe en waarom, en een toelichting op het werk geven. Vergeet, als het bericht ook een aankondiging van een gebeurtenis of evenement is, niet om aan het eind praktische zaken als datum, begin- en eindtijd plus locatie aan te geven.

Voeg onderaan de tekst een 'noot aan de redactie' toe met naam contactpersoon, een bereikbaar telefoonnummer, e-mailadres en bijvoorbeeld de website voor meer informatie of beeldmateriaal.

- Houd rekening met de doelgroep van het bericht en de kennis van de doelgroep over het onderwerp. Gebruik bijvoorbeeld niet te snel een afkorting die voor jou vanzelfsprekend is maar voor de buitenwereld niet.
- Gebruik geen afkortingen als o.a., etc., bijv. e.d.; schrijf dergelijke termen voluit.
- Schrijf neutraal, zakelijk en informatief; vermijd waardeoordelen en superlatieven. Gebruik geen woorden als zinderend, spetterend, fantastisch etcetera.
- Gebruik zoveel mogelijk zinnen in de actieve vorm en de tegenwoordige tijd. Maak korte zinnen, afgewisseld met af en toe een langere zijn om de vaart en dynamiek in de tekst te houden. Stop niet teveel informatie in bijzinnen.
- Gebruik geen ingewikkelde woorden of kantoortaal als 'evenals' en 'van mening zijnde'. Houd het simpel en oprecht.
- Maak het bericht niet te lang; maximaal één A4.
- Als het bericht toch langer is dan één pagina, gebruik dan tussenkoppen om het geheel overzichtelijk te houden.
- Gebruik spellingscontrole en laat je tekst altijd nalezen door iemand anders.

Is de tekst helemaal af en besluit je beeldmateriaal mee te sturen, vergeet dan niet op het beeldmateriaal de naam van het kunstwerk, de maker, de fotograaf en eventueel copyright te vermelden. Houd rekening met de verschillende deadlines van tijdschriften, kranten en agenda's. Bel na een paar dagen de redactie of het persbericht goed ontvangen is en om te vragen of er iets mee gedaan wordt.