test

Stappenplan professioneel vergaderen

Vergaderen

In dit stappenplan zie je hoe je een vergadering goed voorbereidt en wat je als voorzitter kunt doen om een effectieve vergadering te leiden. Met elkaar ben je verantwoordelijk voor een productieve vergadering, maar de voorzitter kan daar door zijn rol het makkelijkst invloed op uitoefenen.

Professioneel vergaderen

Om een heldere agenda te kunnen maken bepaalt de opsteller allereerst wat het doel van de bespreking is. Gaat het om een voorlichting, een meningsvorming of een besluitvorming? Gaat het bijvoorbeeld om een brainstorm of om het vinden van een oplossing voor een vraagstuk? Een vergadering begint vaak met de notulen of de afspraken van de vorige keer. Zet verder de belangrijkste vergaderpunten vooraan en eindig met een rondvraag.

De voorzitter start met de vraag aan de aanwezigen of iedereen het eens is met de agenda. Anders kunnen er punten aan toegevoegd worden of er kan een verandering in de volgorde komen. Aan de hand van de agenda komen vervolgens alle onderwerpen aan de orde.  Bij aanvang wordt altijd afgesproken wie de notulen maakt. De notulist beschikt met de agenda meteen over de opzet van de notulen; anderen weten welke onderwerpen aan de orde komen.

Stel bij het opstellen van de agenda en bij de uitnodiging voor de vergadering niet alleen de datum en het tijdstip maar ook de tijdsduur vast: zo voorkom je dat de vergadering eindeloos duurt. Probeer de vergadering zo kort mogelijk te houden en maak een realistische inschatting van de tijd die je nodig hebt, bijvoorbeeld door grofweg per punt te bedenken hoeveel tijd beschikbaar is.

Regel een vergaderlocatie waarin alles is wat je nodig hebt, denk bijvoorbeeld aan voldoende stoelen, presentatiemiddelen of catering. Kies als voorzitter bewust waar je gaat zitten, bijvoorbeeld op een plek waar iedereen je gezicht kan zien.

Nodig alleen de personen uit die daadwerkelijk met het onderwerp te maken hebben. Wie er wordt uitgenodigd is ook afhankelijk van het soort bespreking. Hoe meer mensen des te moeilijker vergaderen.

Stuur de agenda ruim van tevoren naar de deelnemers zodat iedereen zich goed kan voorbereiden. In de e-mail meld je datum, tijd en plaats en licht je de aard van de bespreking toe. Voeg de agenda als document bij. Check bij aanvang van de vergadering of iedereen de agenda voor zich heeft.

Een effectieve vergadering begint op tijd. Zorg ervoor dat de catering, beamers, stoelen etc. klaar staan zodat je direct kunt beginnen. Kijk of de omvang van de tafel past bij het aantal mensen. Wanneer dat niet zo is, verklein je de tafel of je gaat dichter bij elkaar zitten.

Vertel wat het doel is van de bijeenkomst. Vraag akkoord op de agenda en of er bijzonderheden zijn. Als iemand eerder weg moet, dan is dit het moment om dat te melden. Vraag de deelnemers hun mobiele telefoons uit te schakelen.

Stel je actief op: als voorzitter geef je mensen het woord en zorg je ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om zijn zegje te doen en dat daar naar geluisterd wordt, je vat samen en je trekt conclusies aan het eind van elk agendapunt. Aan de aanwezigen vraag je vervolgens of ze het eens zijn met jouw samenvatting of conclusie. Zo hou je ze bij de les en zijn de afspraken en besluiten een gemeenschappelijk resultaat. Houd discussies helder, het probleem scherp en werk naar oplossingen toe. Zo creëer je overzicht voor alle deelnemers en help je de notulist.

De agenda bewaak je door bijvoorbeeld lange discussies af te kappen en samen te vatten. Let op de tijd, leg je horloge of je telefoon zichtbaar voor je. Let ook op lichaamstaal: als niemand echt actief (achterover geleund, om zich heen kijkend, in het niets starend) wordt van het te bespreken onderwerp is het goed te checken of dit onderwerp kort kan worden afgehandeld.

Eindig de vergadering met een rondvraag maar houd deze kort: ongeveer vijf tot zeven minuten. Als er niet direct een (kort) antwoord is op een vraag, kan je die ook  als agendapunt voor de volgende vergadering opnemen.

Zorg dat de deelnemers binnen een paar dagen de notulen ontvangen. Hierin staan onder andere de afspraken en de taken. Deze notulen kun je weer als uitgangspunt gebruiken voor de volgende vergadering.

Stappenplan

Zie ook:

emailFacebookTwitterLinkedinGoogle+