test

Stappenplan administratie opzetten

Administratie opzetten

Iedereen die als zelfstandig ondernemer gaat beginnen, moet een administratie bijhouden. Als je je aanmeldt bij de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel is de kans aanwezig dat je bezoek krijgt van de fiscus. Een goede administratie opzetten en onderhouden doe je niet alleen ter controle voor de Belastingdienst: je houdt zo ook inzicht in je eigen financiële situatie en het bespaart tijd als je aangiftes moet doen.

Op internet vind je softwareprogramma’s om de boekhouding op de computer te doen. Overweeg een boekhouder in te schakelen om belastingaangiftes te doen. Zorg dat elk onderdeel van je administratie een aparte plek of ordner heeft.

Een administratie opzetten

Bewaar alle (kassa-)bonnen die je cash of per PIN-pas hebt betaald op volgorde van datum. De uitgaven moeten wel verband houden met het vak dat je uitoefent. Niet alle kosten zijn aftrekbaar.

Inkomende facturen zijn de rekeningen die jij (crediteur) moet betalen.
Uitgaande facturen zijn de rekeningen die jij verstuurt naar jouw opdrachtgevers/klanten (debiteuren).

Het is niet verplicht om voor je onderneming een aparte zakelijke bank- of girorekening te openen, maar het is wel aan te raden. Zo zijn de privé-uitgaven en die van je onderneming beter te scheiden.

Bewaar alleen belangrijke post zoals bevestigingen van afspraken die je hebt gemaakt met een opdrachtgever ; offertes van derden, brieven over deadlines/belangrijke data. Kortom, alle zaken die je op een later tijdstip nog eens nodig kunt hebben. Kopieën van zakelijke brieven die je zelf stuurt bewaar je ook. Als je met een mailing een zelfde brief aan meerdere mensen stuurt, bewaar je een voorbeeldbrief en een lijst van geadresseerden.

Denk daarbij aan contracten, opdrachtbevestigingen en andere belangrijke afspraken met opdrachtgevers/klanten.

Zorg dat je alle belangrijke post over de afgesloten zakelijke verzekeringen bij elkaar hebt. Veelvoorkomende zakelijke verzekeringen zijn: zakelijke rechtsbijstandsverzekering, wettelijke aansprakelijkheidsverzekering voor beroep en bedrijf, inboedel- en opstalverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering.

De Belastingdienst kan bij controle naar agenda’s en afsprakenboeken vragen.Houd daarom een urenadministratie bij van hoeveel uur jij en eventueel je fiscale partner aan het bedrijf besteden. Denk aan de tijd dat je kwijt bent aan administratie , promotie, research, studeren, optreden, etc. Sommige aftrekposten zijn namelijk afhankelijk van het aantal uur dat je aan de onderneming besteedt.

Dit kan zo simpel of uitgebreid als je zelf nodig denkt te hebben. Het kan een adresboekje zijn, agenda of kaartsysteem, op papier of een database in de computer. Als je aan een grote database begint, bedenk dan welke gegevens je wilt invoeren en op welke gegevens je wilt kunnen selecteren.

Voor de wet moet je een administratie zeven jaar bewaren. Je hoeft niet alles direct voor het grijpen te hebben. Berg daarom aan het begin van het kalenderjaar de inhoud van de ordners die je het komende jaar niet meer nodig hebt op.

emailFacebookTwitterLinkedinGoogle+