test

stappenplan een projectplanning maken

Projectplanning maken

Een planning maak je door je project grondig te analyseren en door te bedenken wat er achtereenvolgens moet gebeuren om het gewenste resultaat te bereiken. Om het ontwikkelings- en productieproces in een planning te kunnen zetten moet je een vrij duidelijk beeld hebben van wat je wilt bereiken.

Je kunt de voorbeeldplanning in Excel aanpassen voor je eigen project.

Een projectplanning maken

De startdatum valt meestal samen met de eerste concrete activiteit. De einddatum kan de oplevering van het projectresultaat (bijv. première), maar ook de volledige afronding van het project (bijv. laatste voorstelling of evaluatie) zijn.

Fasen zijn min of meer natuurlijke stadia binnen het project waarin steeds een ander aspect centraal staat. Splits de voorbereidingsfase op in een onderzoeks-, een ontwikkelings- en uitwerkingsfase. De uitvoeringsfase splits je op in een productie-, een afbouw- of nazorgfase. Plan ook een evaluatiefase.

Bekijk de belangrijkste onderdelen van het project en maak een logische groepering van taken. Deze deelprojecten kunnen gedeeltelijk afzonderlijk worden gecoördineerd. Denk bijvoorbeeld aan de artistieke en productionele kant van een project.

- a: Werk elk deelproject per fase uit in afzonderlijke activiteiten of taken
Begin met de eerstvolgende fase. Gebruik bij het uitwerken een planningsformulier waarin je taken en namen aan elkaar koppelt. Deze planning geeft een hiërarchisch overzicht van taken die na elkaar of gelijktijdig worden uitgevoerd.
- b: Geef voor de volgende fasen de duur en de deadlines aan.

- a: Bepaal de tijdseenheid van de kalenderschaal
De doorlooptijden van de taken kun je bijvoorbeeld uitdrukken in een schaal van jaren, maanden, weken, dagen, uren of zelfs seconden.
- b: Schat de doorlooptijden
Maak de tijd  die het uitvoeren van een taak kost visueel zichtbaar d.m.v. een balkje in de planning. Afhankelijk van het project begin je met de eerste taak of plan je terug vanaf de laatste deadline. Maak gebruik van ervaring en intuïtie bij het schatten van de benodigde tijd. Betrek daarbij eventueel ook de uitvoerder van de taak. Zet na afloop ook de werkelijke tijdsduur in de planning om ervaringsgegevens op te bouwen.

- a: Bepaal welke relaties er bestaan tussen taken en deadlines.
Een deadline geeft aan wanneer een groep aan elkaar gerelateerde taken klaar moeten zijn. Deze relaties kun je aangeven d.m.v. verticale stippellijntjes tussen taken en deadlines die van elkaar afhankelijk zijn. Soms kan een taak ook beginnen als een andere gedeeltelijk klaar is.- b: Bepaal de kritieke taken
Dit zijn taken waarbij uitlopen direct consequenties heeft voor de uiteindelijke deadline van het project. Het geheel van kritieke taken noem je het kritieke pad.

Alle taken moeten uiteindelijk binnen de beschikbare tijd gerealiseerd worden. Overweeg bij planningsproblemen de volgende oplossingen: meer taken laten overlappen; doorlooptijden verkorten door extra capaciteit in te zetten; onderdelen laten vervallen of de uiterste deadline opschuiven. Overleg bij wijziging altijd met de mensen die het moeten uitvoeren.

Maak voor de overzichtelijkheid een definitieve activiteitenlijst. Hierin zet je alle onderdelen en taken zo onder elkaar dat er een logische volgorde van taken ontstaat. De doorlooptijden in de planning geven dan een trapsgewijs verloop te zien.

Zorg voor regelmatige voortgangsbewaking tijdens de uitvoering zodat je het werkelijke verloop van activiteiten kan bijsturen als het kritieke pad in gevaar komt. Laat dit een vast agendapunt zijn bij vergaderingen.

Stappenplan

emailFacebookTwitterLinkedinGoogle+